PROTOCOLO DE NEGÓCIOS: CARACTERÍSTICAS, PARA QUE SERVE, EXEMPLOS - DUDAS - 2025

O protocolo de negócios é um conjunto de padrões sociais e formais adotados por uma empresa para seu cumprimento. Sua função é estabelecer padrões de conduta e limites que regem a atuação de todos os integrantes da empresa.

Este órgão normativo, normalmente incluído em um manual ou documento, geralmente regula o comportamento interno e externo da empresa. É um código de conduta estabelecido na cultura organizacional da empresa.

Através do protocolo de negócios, são estabelecidas as regras de convivência entre os diferentes níveis de trabalho da empresa e os critérios de comunicação que devem prevalecer fora dela.

Os protocolos de negócios reúnem as regras e etapas que devem ser seguidas para o planejamento, desenvolvimento e controle das ações realizadas por uma empresa. Esses padrões podem incluir regras definidas pelo estado.

Um exemplo de protocolo de negócios é a maneira como uma secretária responde a uma chamada telefônica de maneira amigável. Além disso, o tratamento respeitoso dispensado ao motorista de uma empresa de transporte ao levar um passageiro ao aeroporto.

Características do protocolo de negócios

Antes de citar as características do protocolo de negócios, a origem do termo deve ser claramente indicada para melhor especificar seu conteúdo.

Protocolo vem do latim "protos", que significa "o que vem antes de algo", e "kollos" que se refere à ação de aderir ou grudar em algo.

O dicionário da Real Academia da Língua Espanhola em um de seus significados, o define como um "conjunto de regras estabelecidas por padrão ou costume para cerimônias e atos oficiais ou solenes".

Um protocolo é uma descrição dos padrões de comportamento que devem ser seguidos em uma empresa ou instituição. Ele descreve as diretrizes de conduta e procedimentos para realizar uma ação ou em uma determinada situação.

O protocolo de negócios deve transmitir a essência da empresa aos clientes, por isso faz parte da sua filosofia e imagem. Existem diferentes tipos de protocolo: comercial, religioso, oficial, esportivo, social, etc.

As características de um bom protocolo de negócios são

1- Não é regulamentado por lei, mas é estritamente cumprido dentro da empresa pelos seus membros.

2- É prático, pois regula situações comuns que ocorrem na empresa. Desta forma, evita-se que se trate de um documento banal sem observância trabalhista.

3- É acessível a todos os membros da organização, pois estabelece diretrizes comportamentais para cada situação de trabalho.

4- É compreensível, pois deve ser redigido em linguagem clara para que todos os funcionários da empresa assimilem e cumpram sem desculpas.

5- É flexível, a princípio porque as regras estabelecidas devem ser adequadas à situação de cada empresa, mesmo em tempos de crise. Mas também porque podem variar com o tempo e se adaptar às mudanças.

Para que serve o protocolo de negócios?

Definir padrões de conduta

Definir as diretrizes de comportamento dentro de uma empresa em um manual de protocolo serve para regular a conduta de seus membros e cria uma cultura organizacional.

Sem um protocolo, as relações de trabalho e a comunicação entre a empresa e os clientes estariam no caos total. Não haveria respeito pelas hierarquias e a ausência de um código de conduta resultaria em desrespeito constante e confrontos internos.

A ordem hierárquica sem um protocolo de negócios não poderia ser cumprida, alterando a estrutura organizacional da empresa.

Guia para atividades sociais

Do ponto de vista da etiqueta, o protocolo também é necessário para a organização e realização de atividades sociais relevantes para a empresa.

O protocolo ajuda a consolidar o prestígio da empresa junto dos seus colaboradores e dos que estão relacionados com ela: clientes, acionistas, fornecedores, autoridades, etc.

Estabeleça a imagem corporativa

Faz parte da imagem corporativa da empresa, pois orienta e canaliza as ações positivas dos integrantes da empresa. A imagem de uma empresa não depende apenas do produto ou serviço por ela prestado; mas da totalidade dos elementos que giram em torno disso.

O protocolo é útil e necessário para as empresas porque contribui para a melhoria das relações humanas e reforça a sua imagem corporativa. Quando se estende a todas as áreas da organização, ajuda a alcançar um ambiente de trabalho saudável e harmonioso.

Crie a cultura da empresa

Ele também cria negócios e cultura de trabalho, educando trabalhadores e gerentes sobre a necessidade de integrar e colaborar com os objetivos organizacionais. Também ajuda a orientar o relacionamento dos representantes da empresa com seus associados e clientes.

Exemplos de protocolo de negócios

O protocolo comercial abrange os procedimentos estabelecidos na organização empresarial para a organização de eventos: reuniões, visitas, conferências, negociações, atos protocolares, etc.

Mas também envolve a forma de comunicação (comunicação interna) entre os membros da organização e com clientes e partes relacionadas (comunicação externa). Isso inclui tudo, desde a maneira como você atende uma chamada telefônica até a maneira como você veste seu uniforme ou como se veste.

Da mesma forma, entende o estilo de redação de uma carta ou e-mail e todos os elementos necessários para reforçar a imagem corporativa da empresa.

Um exemplo de protocolo de negócios é o recebimento de uma chamada telefônica. Na forma de responder, cumprimentar e se apresentar, está implícita uma cultura corporativa. É, portanto, um elemento intimamente relacionado à imagem da empresa ou da marca.

Protocolo na chamada telefônica

- Bom dia senhor / senhora

- Eu sou Judith, como posso ajudar / atendê-lo?

- Vou revisar seu caso, por favor, não desista.

- Obrigado por ligar, estamos à sua disposição.

- Tenha um feliz dia Sr. / Sra.

Protocolo de apresentação, saudação e despedida

• Levante-se ao cumprimentar.
• Aperte as mãos sutilmente e sorria.
• Evite beijos e abraços efusivos.
• Olhe a pessoa nos olhos ao falar.
• Evite tuteo e o uso de termos coloquiais.
• Seja cordial e amigável em suas negociações.
• Tente chamar a pessoa pelo nome, se souber.
• Evite excesso de confiança.
• Evite falar excessivamente sobre você e sua vida pessoal.

Protocolo de vestimenta

• Não use roupas inadequadas ou vestimentas que atraiam muita atenção.
• Use roupas que ajudem a complementar sua personalidade.
• Use roupas de tamanhos apropriados.
• Use uma gravata / paletó / saia / blusa.
• Os homens devem se barbear adequadamente e cuidar de sua aparência física.
• As mulheres se maquiam corretamente.
• Mantenha as mãos e as unhas limpas e bem cuidadas.
• Use perfumes ou loções discretas.

Referências

1. Martínez, Julián Mesa: Manual do protocolo empresarial: conteúdos e etapas de preparação. Obtido em 14 de fevereiro de 2018 em blog.grupo-pya.com
2. O que é protocolo e para que serve na empresa? Consultado de gestiopolis.com
3. Por que o protocolo é importante nas empresas? Consultado de gadebs.es
4. Protocolo. Real academia espanhola. Dicionário usual. Consultado de dle.rae.es
5. O protocolo de negócios. Consultado de cevents.es
6. A importância do protocolo de negócios. Consultado em telesup.edu.pe