REEMBOLSO DE CAIXA PEQUENO: O QUE É, DOCUMENTOS E EXEMPLOS - DUDAS - 2025

O reembolso do fundo de maneio é o reembolso que é efectuado a um fundo fixo atribuído a um departamento da empresa, pelo valor dos pagamentos efectuados por este meio, de acordo com o que está indicado nas facturas e recibos apresentados, de forma a completar o seu valor inicial em dinheiro novamente.

As empresas geralmente mantêm quantias menores de dinheiro em suas instalações para atender a pequenos pagamentos diversos, como alimentos e material de escritório.

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Pode haver vários locais de caixa para pequenas despesas em uma empresa maior, provavelmente um por prédio ou mesmo um por departamento. Um sistema de contabilidade separado é usado para rastrear transações de caixa para pequenas despesas.

Esses pagamentos são geralmente feitos por meio de um pequeno sistema de adiantamento de dinheiro, para o qual uma quantia de “dinheiro flutuante” é atribuída. Esta é a quantidade máxima de dinheiro que pode ser retida a qualquer momento.

A forma de reembolso preferencial é em cheque, mediante pedido de cheque devidamente autorizado e documentado.

Qual é o reembolso do dinheiro para pequenas despesas?

Para estabelecer um fundo de caixa, um cheque é criado para o valor do fundo alocado ao caixa em particular.

O lançamento inicial do diário de caixa para pequenas despesas é um débito para a conta de caixa para pequenas despesas e um crédito para dinheiro ou conta bancária.

O depositário então desembolsa valores diferentes do fundo de caixa em troca de recibos relacionados a quaisquer despesas.

Neste ponto, não há lançamento contábil manual. Em vez disso, o saldo de caixa no fundo de caixa diminui, enquanto o número de receitas aumenta.

O dinheiro restante mais o total das receitas deve ser sempre igual ao montante inicial de fundos na caixa inferior. No entanto, erros de roubo ou registro podem resultar em uma variação do valor do financiamento inicial.

Restituição

Quando o saldo de caixa no fundo de caixa para pequenas despesas cai a um nível suficientemente baixo, o custodiante do caixa para pequenas despesas solicita o reembolso em dinheiro ao caixa.

Este adquire a figura de um total das receitas que foram acumulando. O caixa passa um novo cheque com o valor total dos recibos e troca esse cheque pelos recibos.

A entrada no diário de caixa para pequenas despesas é um débito na conta de caixa para pequenas despesas e um crédito na conta de dinheiro ou no banco.

O custodiante do fundo de maneio coloca o dinheiro na gaveta do fundo de maneio, que agora deve conter a quantia original alocada para o fundo.

O caixa cria um lançamento contábil manual para registrar recebimentos de caixa para pequenas despesas. Este é um crédito na conta do caixa para pequenas despesas e débito em várias contas de despesas diferentes, dependendo do que foi comprado com o dinheiro.

Controles

É necessário estabelecer fortes controles internos para recebimentos ou desembolsos de caixa para evitar a má gestão de fundos e proteção contra perdas.

- A caixa menor deve ser guardada em local seguro. Por exemplo, em uma caixa de dinheiro.

- O caixa deve ser responsável por manter as notas fiscais correspondentes aos pagamentos efetuados em caixa.

- As contagens de caixa surpresa devem ser realizadas de tempos em tempos para garantir a precisão do saldo de caixa indicado na caixa registradora.

- O valor do caixa para pequenas despesas não deve ser muito alto.

Documentos

Cada empresa define os formatos a utilizar e o procedimento a seguir para o pedido de reembolso, mas essencialmente o processo consiste em reunir todos os pagamentos efectuados com o fundo da caixa inferior e os respectivos suportes.

É importante que todo pagamento, mesmo mínimo, seja comprovado pela respectiva fatura ou, se for o caso, documento equivalente, onde se possa identificar claramente a empresa ou pessoa a quem foi feito o pagamento, para questões pertinentes como manuseio de impostos e contabilidade.

Formato de reembolso

O custodiante responsável pelo manuseio do caixa deve preencher um comprovante denominado “Reembolso do caixa”, que lista as despesas incorridas em um determinado período, para receber o reembolso do dinheiro consumido.

O funcionário deve enviar todos os recibos de despesas originais anexados a um formulário de reembolso de caixa pequeno preenchido:

A soma total de todas as faturas e recibos no formato de reembolso e o dinheiro disponível restante no caixa para pequenas despesas deve ser igual ao valor do fundo de adiantamento original.

O formato de reembolso de caixa pequeno totalizado, com a soma de todos os pagamentos individuais, é enviado ao controlador para revisão final e autorização.

Voucher de desembolso

Para ressarcir o valor das despesas perpetradas de acordo com os recibos e notas fiscais de caixa, que constam do documento de "reembolso de caixa", é gerado um comprovante de despesa ou pagamento, conforme abaixo.

Todos esses documentos envolvidos devem ser anexados ao registro contábil do comprovante do diário.

O formulário de reembolso e os originais de toda a documentação são enviados ao departamento de contas a pagar para processamento.

A prova da quitação é feita em nome do depositário do dinheiro do caixa, para que o cheque seja emitido em seu nome e no valor solicitado. O cheque de reembolso pode ser sacado em particular pelo custodiante.

Exemplos

A empresa ABC decide alocar $ 100 em dinheiro como fundo de caixa menor para seu departamento de operações, de modo que possa processar diretamente suas despesas de baixo custo.

Portanto, no dia 1º de março o dinheiro de $ 100 é entregue. A alocação inicial de caixa pequeno será registrada na contabilidade da seguinte forma:

Durante o mês de março, o departamento de operações fez os seguintes pagamentos menores por meio do caixa:

- 3 de janeiro: compra de chá por $ 10.

- 15 de janeiro: compra de papelaria por $ 50.

- 27 de janeiro: pagamento ao encanador de $ 20.

Esses pagamentos feitos com o caixa para pequenas despesas serão registrados na contabilidade da seguinte forma:

O dinheiro para pequenas despesas deve ser reembolsado em 31 de março. Como a despesa total do mês foi de $ 80, este será o valor a ser reembolsado:

Portanto, a partir de 1º de abril, a caixa de baixo terá mais uma vez os $ 100 que lhe foram atribuídos inicialmente.

Referências

1. Fordham University (2019). Fundos para adiantamentos e reembolsos de caixa pequeno. Retirado de: fordham.edu.
2. Stanford University (2019). Como: Reembolsar um funcionário com dinheiro para pequenas despesas. Retirado de: web.stanford.edu.
3. Contabilidade simplificada (2019). Contabilização do caixa pequeno. Retirado de: accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Contabilidade de caixa para pequenas despesas. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Reembolso de caixa para pequenas despesas. Retirado de: gerencie.com.