REQUISIÇÃO DE COMPRA: TIPOS, COMO É FEITA E EXEMPLOS - DUDAS - 2025

O formulário de requisição de compra é o documento gerado por um departamento usuário ou pelo pessoal do almoxarifado para notificar o departamento de compras sobre os itens que precisam ser pedidos, a quantidade e o prazo de entrega. Comprar de uma empresa começa com a coleta de requisitos.

Depois de compilados, o departamento de compras deve ser informado. A requisição de compra é o documento que conterá a lista desses requisitos. Para evitar fraudes, os gerentes de departamento geralmente não têm permissão para fazer pedidos diretamente de fornecedores ou comprar em nome da empresa.

Em vez disso, é um departamento diferente, denominado departamento de compras, que realmente faz pedidos a fornecedores externos. Os gerentes dos vários departamentos usam os formulários de requisição de compra para informar a este departamento quais materiais precisam ser adquiridos.

As requisições e pedidos de compras são documentos fundamentais no processo de aquisição dos itens de que a empresa necessita para o seu funcionamento, padronizando o processo de pedidos interna e externamente.

Tipos

Os pontos principais sobre a requisição de compra são os seguintes:

- É um pedido feito ao departamento de compras para adquirir uma determinada lista de materiais.

- Você precisa da aprovação da organização de compras.

- É um documento interno; ou seja, permanece dentro da organização.

Você pode criar uma requisição de compra para os seguintes tipos de aquisição:

Padrão

Para obter suprimentos e materiais de fornecedores, tanto para processos de produção e consumíveis de escritório e outros ativos.

Terceirização

Fornecer matéria-prima a um fornecedor e assim obter um produto acabado.

Remessa

Obtenção de material que fica nas dependências da empresa e o fornecedor é pago para isso.

Transferir

Para obter materiais de outro departamento ou área da mesma organização.

Serviço externo

Para obter os serviços de um fornecedor terceirizado, como a manutenção de instalações.

Como elaborado?

Os componentes básicos que constituem uma requisição de compra são:

- Número do pedido, que permite a identificação do documento. Deve ser pré-impresso.

- Departamento solicitante.

- Data da requisição e data de entrega solicitada.

- Nome de quem elabora a requisição e a assinatura de quem realiza a autorização correspondente.

- Os itens solicitados devem ser descritos detalhadamente, para evitar dados imprecisos. O valor deve ser exato; é muito importante colocar a unidade necessária (quilos, litros, unidades, etc.).

- Assinatura do gerente do departamento de compras que aprova ou não a compra.

- Se os orçamentos já foram solicitados aos fornecedores, eles devem ser anexados à requisição.

Processo de requisição de compra

O processo de requisição de compra é usado por organizações para fazer e rastrear pedidos de suprimentos. Podem ser qualquer coisa, desde matérias-primas a móveis de escritório e muito mais.

Quando um gerente de departamento considera que os materiais estão acabando, ele preenche o formulário de requisição de compra, que inclui os campos listados acima.

Uma requisição de compra é o formulário que um departamento da empresa envia ao departamento de compras, listando os itens que deseja pedir de um fornecedor externo.

Esse processo permite que os usuários façam um pedido, recebam a aprovação do supervisor e, o mais importante, permitem que fornecedores terceirizados enviem cotações de preços.

Quando o gerente de compras recebe a requisição de compra neste processo, ele pode revisar todas as informações enviadas pelo usuário de origem. O gerente simplesmente seleciona se a requisição é aprovada ou não.

Caso não seja aprovado, há um campo para colocar o motivo da decisão e o departamento solicitante será informado da decisão. Porém, se o gerente der sua aprovação, o próximo passo será solicitar um orçamento aos fornecedores.

Importância

Inicie o processo de compra

De vez em quando, os departamentos de uma empresa precisam de materiais; a requisição de compra inicia o processo de compra. O departamento de compras agirá de acordo com a solidez do documento.

Se houver algum problema, o documento servirá como prova de que algum departamento encomendou o abastecimento com determinado comunicado.

É uma ferramenta de controle

Onde não há controles adequados, os funcionários podem se envolver em fraudes, pois podem solicitar materiais para uso pessoal.

Com uma requisição de compra, existem medidas para garantir que nenhuma fraude seja praticada. A solicitação deve passar por várias mãos para garantir sua exatidão e necessidade.

Proteja a empresa

Com os pedidos de requisição em vigor, as chances de fraude são evitadas. Os ativos da empresa também são protegidos.

Centralização do processo de compras

Quando uma organização exige que todas as requisições sejam realizadas centralmente por meio do departamento de compras, é fácil gerenciar todo o processo.

Os compradores também se beneficiam, pois agora podem agrupar as compras e alavancar o poder de compra da organização para negociar melhores condições.

Exemplos

Exemplo 1

Pedido nº: 00455

Data: 15 de maio de 2018

Nome do requerente: Annaliese Corvo

Cargo: supervisor de treinamento

Departamento: Treinamento de Pessoal

Motivo da solicitação: Os seguintes artigos são obrigatórios para utilização no curso de capacitação “Garantia da qualidade”, que será ministrado durante a semana de 16 a 20 de julho de 2018.

- 01 caixa de marcadores de flip chart.

- 12 lápis.

- 01 flip chart com 20 folhas brancas: 1 metro de largura x 1,5 metros de comprimento.

- 12 notebooks de linha única de tamanho normal.

- 06 marcadores coloridos para quadro branco.

- 12 borrachas para apagar.

- 12 canetas de tinta azul.

2 orçamentos recebidos de fornecedores de papelaria estão anexados.

Autorizado por: Alberto Moreno

Cargo: Gerente de Recursos Humanos

Gestão de Recursos Humanos

Exemplo 2

O departamento de produção da Confecciones Tely, SA deve encomendar diversos materiais e preencher o formulário de pedido de compra. Este formulário notifica o departamento de compras de que esses suprimentos são necessários.

O departamento de compras pode aprovar ou negar a requisição recebida. Se aprovado, um pedido de compra será criado.

O pedido de compra é enviado ao fornecedor para comprar os produtos. O fornecedor produz e entrega os produtos com nota fiscal.

O departamento de recebimento recebe os produtos e entrega o relatório de recebimento ao departamento de contabilidade.

Se todos os documentos estiverem conforme, a área contábil emite a aprovação da nota fiscal para o caixa, indicando que o pagamento pode ser feito ao fornecedor.

Referências

1. Dicionário de negócios (2018). Requisição de compra. Retirado de: businessdictionary.com.
2. MyAccountingCourse (2018). O que é uma requisição de compra? Retirado de: myaccountingcourse.com.
3. Hora da floresta. A diferença entre uma requisição e um pedido de compra. Pequena empresa - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). O que é uma requisição de compra e por que ela é importante para seus negócios. Procurifique. Retirado de: blog.procurify.com.
5. Ponto de tutoriais (2018). SAP MM - Requisição de Compra. Retirado de: tutorialspoint.com.