SISTEMA DE INVENTÁRIO: TIPOS, MÉTODOS E EXEMPLOS - DUDAS - 2024

O sistema de inventário é um sistema de monitoramento que informa sobre a quantidade de matérias-primas, suprimentos ou produtos acabados disponíveis. Ele garante que a quantidade certa de materiais, com a qualidade certa, esteja disponível no lugar certo, na hora certa.

Esse sistema é atualizado a cada venda de um item ou utilização de matéria-prima na fabricação de um produto, para saber o que está disponível para o dia seguinte. Também permite que você solicite produtos com antecedência, para ter tudo o que precisa em todos os momentos.

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Quando as pessoas pensam em um sistema de estoque, é comum relacioná-lo ao setor de varejo. No entanto, embora as lojas exijam um sistema de estoque eficaz para operar com sucesso, ele também é usado em muitos outros tipos de negócios, como manufatura, serviços públicos, saúde, governo e educação.

Como parte da cadeia de suprimentos, o sistema de estoque inclui aspectos como controle e supervisão de compras (tanto de fornecedores quanto de clientes), manutenção do estoque de estoque, controle da quantidade de produtos à venda e o atendimento de pedidos.

Importância

Um sistema de estoque eficaz é um componente indispensável de qualquer operação de varejo ou manufatura. Seu principal objetivo é manter com precisão a contagem física dos produtos, suprimentos e materiais armazenados no armazém.

Alguns dos elementos mais críticos de um sistema bem desenvolvido são descrições de itens, um sistema de numeração, padronização de unidades de medida e rotulagem de itens precisa.

Uma vez estabelecido, o sistema de estoque pode ser usado para controlar e manter mercadorias armazenadas para garantir que o estoque não seja perdido por deterioração ou roubo.

Saber quando pedir novamente, quanto pedir, onde armazenar estoque, etc. pode rapidamente se tornar um processo complicado. Como resultado, muitas empresas exigem um software ou sistema de gerenciamento de estoque, com mais recursos do que bancos de dados simples e fórmulas manuais.

Isso é vital para controlar os custos de compra e atender às metas de atendimento ao cliente. Embora o software de gerenciamento de estoque seja uma ferramenta de gerenciamento útil, a chave para um bom sistema reside na robustez dos procedimentos que são criados.

O que é um sistema de controle de estoque?

Um sistema de controle de estoque refere-se às estratégias que as empresas utilizam para garantir o fornecimento adequado de matéria-prima para produção e produtos acabados para venda, minimizando os custos de estoque.

Armazenar o estoque excedente é caro, porque o espaço e os recursos financeiros investidos nos produtos podem ser melhor utilizados em outras áreas.

No entanto, ao mesmo tempo, ter estoques baixos pode resultar em paradas de produção dispendiosas ou atrasos no atendimento de pedidos. Os sistemas de controle de estoque ajudam as empresas a encontrar o delicado equilíbrio entre pouco e muito estoque.

Para que serve?

Os sistemas de controle de estoque ajudam a rastrear o estoque e fornecem os dados necessários para controlá-lo e gerenciá-lo.

É uma solução de tecnologia que integra todos os aspectos das atividades de estoque de uma organização, incluindo remessa, compra, recebimento, armazenamento, giro, rastreamento e reorganização.

Um bom sistema de controle de estoque realiza tudo isso, adotando uma abordagem holística para o estoque e permitindo que as empresas usem práticas que otimizem a produtividade e a eficiência em toda a cadeia de abastecimento.

Por outro lado, mantém o estoque correto, nos locais corretos, para atender às expectativas dos clientes.

Independentemente do tipo de sistema de controle de estoque que você escolher, certifique-se de incluir um sistema para identificar itens de estoque e suas informações, incluindo etiquetas de código de barras.

Também é importante que inclua ferramentas de hardware para leitura de etiquetas de código de barras, um banco de dados central para todo o estoque, bem como a capacidade de analisar dados, gerar relatórios e prever a demanda.

Estratégias de estoque

As estratégias de gerenciamento de estoque adequadas variam de acordo com o setor. Um depósito de óleo pode armazenar grandes quantidades de estoque por longos períodos de tempo, permitindo que você espere a recuperação da demanda.

Embora o armazenamento de óleo seja caro e difícil, não há risco de o estoque ficar ruim ou fora das especificações.

No entanto, para empresas que lidam com bens perecíveis ou produtos cuja demanda é extremamente sensível ao tempo, não é uma opção acumular estoque. Julgar erroneamente o tempo ou a quantidade dos pedidos pode ser muito caro.

Tipos

-Sistema de inventário perpétuo

Com um sistema de estoque perpétuo, os registros do estoque são continuamente atualizados, contando adições e subtrações conforme os itens do estoque são recebidos, vendidos, movidos de um local para outro, selecionados para consumo e descartados.

Algumas organizações preferem esse tipo de sistema porque ele fornece informações de estoque atualizadas e trata melhor as contagens de estoque físico.

O sistema de estoque perpétuo também é preferido para rastrear o estoque, porque fornece continuamente resultados precisos quando gerenciado adequadamente.

Este tipo de sistema funciona melhor quando se utiliza, em conjunto com o estoque do armazém, um banco de dados com quantidades de estoque e localizações de prateleiras atualizados em tempo real pelos funcionários, por meio de leitores de código de barras.

Desafios para superar

Existem alguns desafios associados a este tipo de sistema. Em primeiro lugar, esse sistema não pode ser mantido manualmente e requer equipamentos e softwares especializados, resultando em um custo de implementação mais alto, especialmente para empresas com vários locais ou depósitos.

Atualizações e manutenções repetidas são necessárias para o sistema de estoque permanente, o que também pode ser caro.

Outro desafio de usar esse tipo de sistema é que, com o passar do tempo, o estoque registrado pode não refletir o estoque real, porque contagens de estoque físico frequentes não são usadas.

O resultado é que os registros de inventário são afetados por erros, itens roubados ou itens escaneados incorretamente, fazendo com que não correspondam às contagens de inventário físico.

- Sistema de inventário regular

O sistema de inventário periódico não rastreia o inventário continuamente, mas permite que as organizações saibam os níveis de inventário inicial e final, durante um determinado período de tempo.

Este sistema rastreia o estoque usando contagens físicas. Quando o estoque físico é concluído, o saldo na conta de compras é adicionado à conta de estoque e ajustado para corresponder ao custo do estoque final.

As empresas podem optar por calcular o custo do estoque final usando UEPS, PEPS ou outro método de contabilidade de estoque, tendo em mente que o estoque inicial é o estoque final do período anterior.

Existem também algumas desvantagens em usar um sistema de inventário periódico. Primeiro, enquanto a contagem do estoque físico está sendo concluída, as atividades normais de negócios estão quase suspensas. Como resultado, os trabalhadores podem realizar contagens físicas rapidamente, devido às restrições de tempo.

Erros e fraudes podem ser mais frequentes neste sistema, pois não há controle contínuo sobre o estoque. Também se torna mais difícil identificar onde ocorrem as discrepâncias nas contagens de estoque, porque muito tempo passa entre as contagens.

Como implantar um sistema de estoque em uma empresa?

- Desenvolver um sistema de armazenamento

Organizar produtos

A primeira coisa é organizar seus produtos armazenados de forma que você possa acessar e contar facilmente cada item em seu estoque. É necessário etiquetar tudo para que possa ser facilmente reconhecido e os materiais possam ser colocados no lugar certo.

A eficácia do sistema de estoque depende em grande parte da precisão da contagem dos itens a serem inventariados. Uma contagem incorreta pode causar discrepâncias contábeis, levar a pedidos em excesso e produção excessiva.

Requisitos de armazenamento

O próximo passo é calcular as dimensões físicas necessárias para armazenar o estoque. Pode ser um depósito inteiro ou um pequeno armário, dependendo do tamanho dos produtos ou materiais e do volume de vendas.

Quaisquer condições especiais necessárias para o armazenamento, como controle de temperatura ou umidade, também devem ser consideradas.

O estoque deve ser colocado de forma eficiente para melhorar seu gerenciamento. Cada item deve ser localizado de forma que aquele com a maior rotatividade seja o mais acessível.

Deve-se considerar também o descarte de itens desatualizados vendidos com pouca freqüência.

Considere um sistema de código de barras

Se você tiver uma grande quantidade de estoque, precisará de alguma forma para rastrear os itens. A maneira mais fácil de fazer isso é por meio de um sistema de código de barras. Se você tiver poucos tipos de itens, pode usar um sistema visual.

- Faça um inventário

Treinar trabalhadores

As pessoas que trabalham no inventário são o aspecto mais crítico do sistema. Se eles não forem treinados ou não tiverem certeza de quem deve agir, a eficiência e a precisão do gerenciamento serão afetadas.

Os funcionários devem ser treinados em todos os aspectos do sistema de inventário, como o que precisa ser feito em cada ponto, quem deve fazer e como deve ser documentado.

Realize contagens periódicas

A frequência com que o inventário é feito terá uma influência significativa na precisão do sistema de inventário. Alguns tipos de operação exigirão intervalos de inventário mais frequentes do que outros.

É importante focar primeiro nos itens mais críticos. Por exemplo, você pode definir itens de alta prioridade como aqueles que representam 80% das vendas. Em seguida, categorias de média e baixa prioridade podem ser criadas para itens com menos vendas. Isso evitará perder tempo contando itens com vendas baixas.

- Inventários conciliares

Ajustar os dados

O estoque deve ser ajustado devido a furto, obsolescência, deterioração ou dano. A redução do estoque explicará a diferença entre a contagem do estoque físico e o estoque registrado nos livros.

Funções separadas

O gerenciamento de estoque requer tanto o gerenciamento de estoque físico, como contagem e movimentação de estoque, quanto tarefas administrativas, como o arquivamento da documentação e contabilidade correspondentes.

Essas duas funções devem ser realizadas por departamentos diferentes, reduzindo assim o risco de roubo.

-Melhorar a gestão de estoque

Otimize os níveis de estoque

Os níveis de estoque devem ser mantidos no nível correto para maximizar os lucros e reduzir as perdas.

Manter muito estoque aumenta o risco de obsolescência, danos e deterioração, enquanto não manter o suficiente significa perder oportunidades de vendas.

Implantar software

Embora usar uma planilha possa funcionar para uma pequena empresa, as grandes empresas precisarão de um software de gerenciamento de estoque.

O sistema pode ser integrado a outro software comercial para criar um sistema integrado e automatizar as operações.

Métodos e ferramentas para controle de estoque

Controle de estoque ABC

Não é desejável ter o mesmo grau de controle sobre todos os itens do estoque, pois cada um varia com base em seu valor de consumo anual.

Portanto, este método de controle de estoque é utilizado para determinar a importância de cada item no estoque de acordo com seu valor de consumo anual. Eles são classificados como A, B e C.

Os itens de alto valor são classificados como "A". Eles geralmente representam 15% -25% dos itens de estoque, representando 75% -80% do valor de consumo anual. Deve ser mantido um controle estrito sobre esses itens.

A categoria “B” é composta por itens de menor valor para o consumidor. É composto por 20% -30% dos itens de estoque, representando 10% -15% do valor de consumo anual. Um controle razoável deve ser mantido sobre esses itens.

Itens menos importantes no estoque são classificados como "C". É composto por 45% -65% dos itens de estoque, que representam 5% -15% do valor de consumo anual. Devido ao baixo valor desses itens, pouco controle é mantido sobre eles.

Método de três bandejas

É baseado no conceito de sistema Kanban, utilizado por fabricantes japoneses, que regula o fornecimento de itens por meio de um cartão contendo um conjunto de especificações.

Os centros de trabalho exibem esse cartão quando desejam puxar o estoque das bandejas de suprimentos.

Todas as três bandejas, uma no chão de fábrica, uma no armazém e a terceira nas instalações do fornecedor, são bem equipadas com um cartão Kanban para rastrear o movimento do estoque.

Depois de usar o estoque da bandeja colocada no chão de fábrica, ele é reabastecido da bandeja de armazenamento. Posteriormente, a bandeja do armazém é enviada ao fornecedor para ser preenchida com o estoque reservado. Imediatamente, o fornecedor fabricará mais estoque para encher sua caixa vazia.

Apenas a tempo

É um método em que os materiais são adquiridos algumas horas antes de serem utilizados. É adotado pelas empresas para reduzir a carga desnecessária de estoque, caso a demanda seja menor que o estoque planejado.

O objetivo deste método é aumentar o giro do estoque e reduzir o custo de manutenção do armazenamento.

Portanto, elimina a necessidade de manter grandes estoques. Para colher os benefícios deste método, deve haver um tempo adequado entre a entrega do material e o ciclo de fabricação.

Sistema informatizado

Esta ferramenta integra em um único sistema todas as funções envolvidas na gestão de estoque. O software deste tipo permite que uma empresa controle os níveis de estoque atualizando automaticamente os estoques, registrando retiradas e revisando saldos.

Seus benefícios podem ser maximizados quando você integra seu sistema de controle de estoque a outros sistemas, como contabilidade e vendas, que ajudam a controlar melhor os níveis de estoque.

Quantidade fixa do pedido

Neste método, os níveis de estoque máximo e mínimo são fixos. A quantidade máxima de estoque fixa pode ser reabastecida automaticamente quando o nível de estoque atinge o nível de estoque mínimo ou o ponto de reposição estabelecido.

A empresa deve estabelecer a capacidade máxima e mínima de estoque, de acordo com o espaço de armazenamento e a tendência de vendas.

Este método ajuda a reduzir erros de reordenamento e gerenciar com eficiência a capacidade de armazenamento.

Exemplos

NetSuite ERP

Este sistema foi projetado para ter controle de estoque, independente do volume ou localização. Ele permite que você atenda às expectativas de serviço do cliente ou forneça ordens de serviço para o depósito.

Usando suas ferramentas e recursos integrados, o estoque pode ser rastreado em vários locais, bem como pedidos e estoques de segurança monitorados.

Projetada para médias e grandes empresas, a solução garante que você tenha um grande volume de estoque para atender às demandas dos pedidos a qualquer momento.

Inventário Zoho

O que você apreciará imediatamente sobre este sistema de gerenciamento de estoque é que ele faz parte do conjunto Zoho de aplicativos de produtividade empresarial, uma das marcas de software empresarial mais amplamente utilizadas.

A grande vantagem do Zoho Inventory sobre outros sistemas é sua compatibilidade com outros aplicativos de produtividade Zoho, o que permite a migração estável de dados entre os produtos Zoho.

Isso significa que você pode gerenciar estoque, vendas, recursos humanos e gerenciar relacionamentos com clientes, usando uma única plataforma.

QuickBooks

Embora o QuickBooks seja conhecido por muitos como um excelente software de contabilidade, sua ferramenta de gerenciamento de estoque é capaz de acompanhar as melhores ferramentas de gerenciamento de estoque do mercado.

Considerando que as empresas atuam na venda de itens ou serviços, faz sentido que uma solução de software de contabilidade seja capaz de gerenciar todos esses itens.

Primeiro, QuickBooks cuida de atualizar as quantidades de estoque que estão sendo compradas ou vendidas. Uma visão rápida desse recurso deve permitir que você saiba facilmente o que está vendendo e, em seguida, diga o que precisa ser pedido novamente.

Enquanto você tende a outras tarefas, QuickBooks trabalha em segundo plano para trazer os valores do estoque para o balanço.

Referências

1. Nicole Pontius (2019). 4 tipos de sistemas de controle de estoque: perpétuo vs. Controle de estoque periódico e os sistemas de gerenciamento de estoque que os suportam. Camcode. Retirado de: camcode.com.
2. Jargons de negócios (2019). Sistema de controle de estoque. Retirado de: businessjargons.com.
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4. Anam Ahmed (2018). O que são sistemas de estoque? Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.
5. TradeGecko (2019). O que é gerenciamento de estoque? Retirado de: tradegecko.com.
6. Adam Hayes (2019). Gestão de inventário. Investopedia. Retirado de: investopedia.com.
7. Referência para negócios (2019). Sistemas de controle de estoque. Retirado de: referenceforbusiness.com.
8. Finanças Online (2019). 10 melhores sistemas de gerenciamento de estoque para 2019. Retirado de: financesonline.com.