SISTEMA DE ESTOQUE PERPÉTUO: OPERAÇÃO, VANTAGENS - DUDAS - 2024

O sistema de estoque perpétuo é um método de contabilidade de estoque que registra imediatamente a venda ou compra de estoque por meio do uso de sistemas computadorizados e software de gerenciamento de ativos corporativos.

Ele mostra uma visão bastante detalhada das mudanças de estoque com relatórios imediatos sobre a quantidade de estoque em estoque e reflete com precisão o nível de mercadoria disponível.

O estoque perpétuo é o método preferido de rastreamento de estoque, pois pode gerar continuamente resultados razoavelmente precisos, se gerenciado adequadamente.

Como empresa, ter mais estoque do que o necessário é caro e pode levar ao desperdício. Por outro lado, ter muito pouco significa que você corre o risco de decepcionar clientes e perder receita de vendas para seus concorrentes.

Como o software de inventário permanente está sempre atualizado, você tem visibilidade instantânea dos níveis de estoque, permitindo responder mais rapidamente às mudanças na demanda.

Como funciona o procedimento?

Com o sistema de estoque perpétuo, uma empresa atualiza continuamente os registros de estoque, contabilizando suas adições e subtrações para atividades como:

- Itens de estoque comprados.

- Mercadoria vendida em estoque.

- Materiais retirados do estoque para serem utilizados na produção.

- Itens descartados.

O sistema funciona perfeitamente quando acoplado a uma base de dados informática, atualizada em tempo real pelo pessoal do armazém através de leitores de código de barras ou pelos vendedores através dos terminais dos pontos de venda.

Inventário periódico versus inventário perpétuo

Tradicionalmente, se você quisesse saber quantos itens estavam disponíveis no depósito, era necessário realizar uma contagem física e reconciliá-la com sistemas manuais ou automatizados baseados em lote.

As empresas contabilizaram fisicamente o estoque no final de um período especificado, e os valores do estoque foram atualizados naquele momento. Isso é conhecido como sistema de inventário periódico, porque as informações são atualizadas periodicamente.

O sistema de estoque perpétuo usa software de gerenciamento de estoque e processos que permitem a atualização em tempo real da movimentação do estoque.

Os funcionários usam leitores de código de barras para registrar vendas, compras ou devoluções à medida que ocorrem.

Essas informações são enviadas para um banco de dados que é atualizado continuamente para registrar cada alteração. A atualização perpétua do estoque é o que dá ao sistema seu nome e o diferencia da abordagem periódica.

Contas de estoque perpétuo

Nesse sistema, não é necessário manter uma conta de compras porque a conta de estoque é cobrada diretamente com cada compra de mercadoria.

As contas a serem postadas neste sistema são:

- Quando a mercadoria é comprada para armazená-la no estoque:

- Quando despesas como frete, seguro, etc. forem incorridas, adicionadas ao custo da mercadoria:

- Se a mercadoria for devolvida ao fornecedor:

- Quando a mercadoria é vendida:

- Se a mercadoria for devolvida pelos clientes:

- Quando uma diferença é encontrada entre o valor da conta do estoque e a contagem física:

Vantagem

Permite reposição precisa

Mudanças no estoque são registradas em tempo real, na compra e venda de estoque. Isso permite que você produza relatórios que identificam imediatamente os itens de estoque que estão acabando.

Descubra o declínio e o roubo

Em um sistema de estoque periódico, o estoque é ajustado no final do período, validando a contagem do estoque físico. Isso oculta qualquer furto, recusa ou mesmo erro de contagem, quando esse ajuste é transferido para a conta de custo das mercadorias vendidas.

Um sistema perpétuo comparará o valor do estoque no sistema com a contagem do final do período e permitirá que você investigue quaisquer discrepâncias.

Produz demonstrações financeiras intermediárias mais precisas

Como no sistema de estoque periódico os valores do estoque não são alterados durante o período, tanto a conta do estoque no balanço patrimonial quanto a conta do custo da mercadoria vendida no demonstrativo de lucros e perdas estão incorretos ao longo do período. período.

Um sistema perpétuo mantém esses valores corretos e fornece um conjunto mais preciso de demonstrações financeiras ao longo do período.

Gerenciamento mais próximo dos níveis de estoque

Os níveis de estoque estão sempre corretos e são acessados ​​online a qualquer momento. Você pode calcular corretamente sua taxa de rotatividade para saber se as vendas estão diminuindo ou se os produtos não estão mais sendo vendidos rapidamente.

Integração com outros sistemas de negócios

As informações de estoque em tempo real são vitais para as equipes de finanças e contabilidade. A integração do sistema de estoque com os sistemas financeiros ajuda a garantir relatórios fiscais e regulatórios precisos.

Os vendedores podem fornecer uma melhor experiência ao cliente, impactando diretamente sua reputação. Sua integração com sistemas de merchandising dá àquela equipe um instantâneo do que está vendendo e do que não está.

Desvantagens

Alto custo de implementação

Para usar o sistema de estoque permanente, uma empresa deve primeiro instalar equipamentos e softwares especializados. Requer um grande investimento inicial, muitos recursos e tempo para implementar o sistema corretamente.

Após a instalação dos equipamentos e softwares necessários, sua manutenção e atualizações regulares continuarão sendo obrigatórias, custando ainda mais às empresas.

Maior Complexidade

Requer que as empresas ofereçam treinamento a cada um dos funcionários devido à complexidade do sistema.

Os funcionários precisarão de treinamento sobre como usar o software exclusivo da empresa e também sobre o uso de equipamentos especiais, como scanners.

O inventário registrado pode não refletir o inventário real

Pode ser uma desvantagem para as transações serem lançadas assim que ocorrem, porque o estoque lançado pode não refletir o estoque real ao longo do tempo.

Isso ocorre porque, em um sistema de inventário permanente, as contagens do inventário físico não são usadas com frequência.

Com um número maior de pessoas inserindo transações no sistema, a empresa assume um risco maior de cometer erros por erro humano.

Mais tempo de consumo

Com o sistema de inventário periódico, as empresas alocam um certo tempo para registrar os estoques.

Eles podem ser registrados semanalmente, mensalmente ou mesmo anualmente. Isso torna o sistema de estoque periódico menos demorado do que o sistema de estoque permanente.

Com o sistema perpétuo, todas as transações devem ser registradas imediatamente. Os auditores devem revisar as transações para se certificar de que estão corretas e que os inventários físicos ainda precisam ser feitos para encontrar discrepâncias nos números.

Referências

1. Steven Bragg (2017). Sistema de inventário perpétuo. Cursos e livros de contabilidade CPE. Retirado de: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Inventário perpétuo. Retirado de: investopedia.com.
3. Accounting For Management (2017). Sistema de inventário perpétuo. Retirado de: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Por que usar um sistema de estoque permanente? Retirado de: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). As vantagens do sistema de inventário permanente. Pequena empresa - Chron.com. Retirado de: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). As desvantagens do sistema de inventário contínuo. Pequena empresa - Chron.com. Retirado de: smallbusiness.chron.com.