- Os 6 principais usos de um instrutivo
- 1- Para limitar a responsabilidade legal
- 2- Explicar como realizar uma atividade
- 3- Para criar diretrizes padrão
- 4- Para economizar tempo
- 5- Para refletir uma imagem positiva
- 6- Explicar como manter ou reparar equipamentos
- Referências
As instruções são usadas para ilustrar informações úteis sobre como usar um dispositivo ou como montar um objeto. Eles podem até conter instruções sobre como organizar ou administrar uma empresa.
Esses textos são guias que instruem ou dizem como fazer algo em particular. São importantes porque permitem maior eficiência e reduzem os riscos associados aos produtos.
Por exemplo, ao seguir as etapas ou instruções em um manual do usuário, você corre menos risco de danificar o aparelho. Além disso, os objetos podem ser montados corretamente e em menos tempo.
Já as instruções nas empresas são importantes, pois demonstram a maneira correta como devem ser tratadas.
Esses textos são úteis porque podem ajudar a resolver problemas dentro da organização, ilustrando as etapas a seguir para resolver problemas.
Independentemente da forma como foram escritas ou de sua finalidade específica, as instruções são sempre guias muito organizadas e devem ser fáceis de entender.
Isso ocorre porque o objetivo de um manual é dizer a alguém a maneira correta de realizar uma ação.
Os 6 principais usos de um instrutivo
1- Para limitar a responsabilidade legal
Isso é importante porque alguns produtos podem causar ferimentos graves ou até a morte se usados de forma inadequada.
É necessário seguir uma instrução principalmente nas áreas técnicas, como no manuseio de equipamentos de alta tensão, lasers e outras fontes de luz intensa, ferramentas mecânicas e equipamentos geradores de calor e fogo.
Colocar as informações apropriadas em um manual de instruções pode alertar o usuário sobre possíveis perigos.
Além de cuidar das pessoas, o fabricante pode se proteger de graves consequências jurídicas, desde que o aviso seja por escrito.
Nestes casos, as etiquetas de advertência devem ser colocadas em locais bem visíveis do produto.
2- Explicar como realizar uma atividade
Isso pode se manifestar de várias maneiras em várias áreas: desde manuais de instruções dentro das empresas que definem suas políticas até manuais do usuário que explicam como configurar um dispositivo.
Por um lado, o manual de instruções de uma empresa deve indicar qual a política a seguir em determinadas ocasiões e por que ela existe, enquanto as instruções processuais podem ilustrar como realizar uma atividade relacionada a essa política.
Por exemplo, uma empresa pode ter um guia de instruções para relatar adequadamente um incidente de assédio sexual ou discriminação no local de trabalho. Também é útil para uma empresa ter um manual de instruções sobre as diferentes atividades que aí desenvolvem.
Se um novo funcionário for contratado, ele pode receber um guia escrito com suas instruções de trabalho para que aprenda seu trabalho mais rapidamente.
Outro exemplo pode incluir engenheiros que precisam se familiarizar com aspectos desconhecidos das linhas de produtos; Eles podem usar um manual que explica esses recursos.
Quando a documentação do usuário é apropriada, ela pode criar uma maneira suave e eficiente de os funcionários se atualizarem, fazendo com que os negócios funcionem melhor.
Por outro lado, os manuais do usuário são úteis para ajudar os clientes a montar ou usar produtos com os quais não estão familiarizados.
As instruções permitem que o produto seja montado ou utilizado de forma correta sem que o cliente tenha que recorrer a um especialista ou à mesma empresa onde foi adquirido.
3- Para criar diretrizes padrão
Isso significa que todos os funcionários de uma empresa podem conhecer as regras da empresa e como cumpri-las.
Um manual de instruções também permite que os colaboradores conheçam os processos realizados pela empresa.
Ter as regras por escrito, para que todos possam acessá-las, dá aos funcionários a opção de revisá-las.
Com isso, o ambiente de trabalho é mais justo, pois todos são responsáveis pelo conhecimento que adquirem.
4- Para economizar tempo
Se houver um tutorial acessível para funcionários da empresa, eles podem revisá-lo em caso de dúvida. No longo prazo, isso economiza tempo de todos os envolvidos.
Em vez de perder tempo respondendo a essas perguntas, as respostas podem ser consultadas no manual, para que os funcionários sejam responsáveis por seu próprio conhecimento.
As instruções também ajudam a economizar tempo na venda. Quanto mais claro o manual, menos tempo o vendedor gastará explicando ao cliente como usar o aparelho ou mostrando a ele todas as aplicações de suas funções.
Para conseguir um bom ensino que economize tempo, você precisa de um bom redator técnico.
É possível criar um bom tutorial se o autor tentar pensar como o cliente, para ter uma ideia melhor das possíveis dúvidas que possam surgir, ou se for feito por um terceiro que possa oferecer uma perspectiva imparcial.
5- Para refletir uma imagem positiva
A documentação técnica é um reflexo de como o cliente é tratado. Uma empresa não quer que o cliente fique confuso, chateado ou pense que os produtos são uma perda de tempo porque são inúteis.
Às vezes, documentos técnicos permitem que o cliente se relacione com um produto em um curto espaço de tempo, deixando os criadores felizes e cultivando uma boa atitude para com a empresa.
Isso garante uma maior cooperação entre os envolvidos e cria depoimentos de clientes de sucesso.
Se uma empresa deseja demonstrar todos os aspectos positivos de seu produto, ela precisará desenvolver um bom instrutor que ilustre esses detalhes.
Os usuários percebem se as instruções para um determinado produto ou empresa são ruins ou inexistentes.
Hoje, as pessoas precisam absorver as informações da maneira mais eficiente possível, portanto, a falta de documentação de qualidade pode ter consequências prejudiciais para os negócios.
6- Explicar como manter ou reparar equipamentos
As instruções devem servir como um guia que contém instruções para manutenção e reparo do equipamento em caso de danos.
Por exemplo, uma fábrica pode ter um manual de serviço e manutenção para suas correias transportadoras, um manual de computador pode incluir o que fazer no caso de a tela congelar e as instruções do telefone podem dizer como limpá-la.
Referências
- Textos instrutivos (2011). Recuperado de bbc.co.uk
- O objetivo, conteúdo e estrutura dos manuais. Recuperado de study.com
- Qual é o objetivo de um guia do usuário? Recuperado de science.blurit.com
- Guia do usuário. Recuperado de collinsdictionary.com
- Beneficie-se de um bom manual do usuário. Recuperado de technicalwriting.eu
- Não se esqueça desse manual! Recuperado de streetdirectory.com
- Manuais de escritório: importância e finalidade. Recuperado de study.com