PRINCÍPIOS DE CONTROLE DE UMA EMPRESA: PRINCÍPIOS E EXEMPLOS - DUDAS - 2024

Os princípios de controle de uma empresa são os regulamentos que exigem a existência de procedimentos e processos estabelecidos nos sistemas contábeis que auxiliem os gestores na fiscalização e regulação da atividade empresarial, garantindo assim a proteção do patrimônio da empresa.

O objetivo dos princípios de controle é garantir que o sistema contábil funcione adequadamente e que os eventos de negócios sejam registrados com precisão. Obviamente, os gerentes não podem supervisionar todos os funcionários, portanto, existe a possibilidade de alguns erros ou fraudes.

Para identificar e estabelecer controles eficazes, a administração deve avaliar continuamente o risco, monitorar a implementação do controle e modificar os controles conforme necessário.

Ter uma função de negócios essencial fornece segurança razoável, reduzindo a probabilidade de erros e protegendo os ativos da organização. Devido à sua importância, as empresas devem considerar os princípios fundamentais de controle.

Princípios de controle principais

Ambiente de controle

O estilo gerencial e as expectativas dos gerentes seniores, especialmente suas políticas de controle, determinam o ambiente de controle.

Em um ambiente de controle há supervisão adicional realizada por um comitê gestor, que garante que haja integridade administrativa, valores éticos, estrutura organizacional bem definida e colaboradores competentes e confiáveis, atribuindo autoridade e responsabilidades.

Atividades de controle

São políticas e procedimentos específicos que a administração usa para atingir seus objetivos. Isso inclui o seguinte:

Separação de tarefas

Exige que diferentes pessoas sejam atribuídas a responsabilidade pela execução de diferentes tarefas em atividades relacionadas, particularmente aquelas que envolvem autorização, custódia ou manutenção de registros.

Ao exigir que diferentes pessoas executem essas funções, um sistema equilibrado de controle é criado.

Aprovação de transações e atividades

Ajuda a garantir que todas as atividades da empresa estejam em conformidade com as políticas e diretrizes estabelecidas.

Exigir que certos gestores aprovem certos tipos de transações adiciona um compromisso adicional aos registros contábeis, ao demonstrar que as transações foram analisadas e aprovadas pela autoridade competente.

Padronização de documentos

Inclui a criação de faturas e outros documentos fáceis de usar e suficientemente informativos, o uso de documentos pré-numerados e consecutivos e a preparação atempada de documentos.

A padronização facilita a revisão de registros antigos, procurando a origem de quaisquer discrepâncias no sistema. A falta de padronização pode fazer com que alguns itens sejam negligenciados ou mal interpretados em tal revisão.

Controles físicos e de acesso sobre ativos e registros

São controles eletrônicos ou mecânicos (cofres, cartões de identificação, cercas, caixas registradoras, câmeras de vídeo, fechaduras) ou controles de computador, relacionados a privilégios de acesso ou procedimentos de backup e recuperação estabelecidos.

Em geral, a tecnologia pode chegar aonde as pessoas não conseguem, e você pode trabalhar 24 horas por dia sem a necessidade de pagamento adicional.

O controle do acesso a um sistema de contabilidade por meio de senhas, bloqueios e registros eletrônicos de acesso mantém os usuários não autorizados fora do sistema, além de fornecer uma maneira de auditar o uso do sistema para identificar fontes de erros.

Críticas independentes

As empresas devem revisar periodicamente seus sistemas de controle. Isso deve ser feito por alguém que não fez nenhum trabalho a ser verificado.

Essas revisões ajudam a garantir a confiabilidade das informações contábeis e a eficiência das operações.

Atribuição de responsabilidades

A empresa deve estabelecer responsabilidades claramente. Atribuir responsabilidades específicas às pessoas garante que elas entendam seu papel na manutenção do controle.

Se qualquer responsabilidade for esquecida, um sistema de monitoramento eficaz deixará claro quem não está executando uma tarefa atribuída.

Exemplos

Todos esses controles atendem aos objetivos do princípio de controle. Depois que os controles estão implantados, os gerentes não precisam monitorar a atividade de cada funcionário. Eles podem revisar periodicamente os controles para garantir que estão funcionando corretamente e se concentrar na gestão do negócio.

Separação de tarefas

É um bom controle garantir que as funções de manutenção de registros sejam separadas do manuseio real de dinheiro.

Por este motivo, cabe ao caixa a cobrança do dinheiro dos clientes, podendo depositá-lo no banco, e ao departamento de contabilidade o registo desses recebimentos e as conciliações bancárias.

Dessa forma, uma única pessoa não pode pegar o dinheiro do cliente e aproveitá-lo indevidamente, encobrindo posteriormente com contabilidade fraudulenta.

Se duas pessoas fazem esses trabalhos, a única maneira de a fraude funcionar é se cada pessoa for cumplicidade com a outra. Obviamente, dois funcionários cúmplices têm muito menos probabilidade de roubar do que um único funcionário.

Aprovações

Exigir aprovação para fazer grandes pagamentos de despesas pode evitar que funcionários inescrupulosos façam grandes transações fraudulentas com fundos da empresa.

Uma lista de preços oficial serve como uma aprovação para o pessoal de vendas vender a esses preços. Além disso, pode haver um controle que permite ao gerente de vendas autorizar alterações razoáveis ​​na lista de preços.

Rotatividade de pessoal e férias

A rotatividade obrigatória de funcionários ou período de férias é implementado para detectar esquemas fraudulentos nos quais é necessário ter um sistema regular para mantê-lo.

Se o contador mudar de responsabilidades a cada dois meses, a pessoa não será capaz de operar um sistema desonesto de forma consistente.

Auditorias físicas

As auditorias físicas incluem a contagem manual de dinheiro e quaisquer outros ativos físicos registrados no sistema contábil, como estoques.

A contagem física pode revelar discrepâncias ocultas nos saldos das contas, ignorando completamente os registros eletrônicos. A contagem do caixa nos pontos de venda pode ser feita diariamente ou até várias vezes ao dia.

Projetos maiores, como inventário físico, precisam ser realizados com menos frequência, talvez anualmente ou trimestralmente.

Reconciliações contábeis periódicas

Garantem que os saldos do sistema de contabilidade coincidem com os saldos das contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes.

As diferenças encontradas entre estes tipos de contas complementares podem revelar discrepâncias nas contas próprias, ou que os erros tenham origem nas outras entidades.

Controles automatizados

Eles são provavelmente os controles internos mais comuns porque não apenas protegem a empresa, mas aumentam sua eficiência.

Os relógios de ponto automatizados são um bom exemplo. Os funcionários são verificados por esses relógios quando chegam e, em seguida, são verificados no final do turno.

O relógio de ponto automatizado elimina a possibilidade de funcionários fraudarem suas horas de trabalho.

Referências

1. MyAccountingCourse (2018). O que são princípios de controle interno? Retirado de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Qual é o princípio de controle? Retirado de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Quais são os sete princípios de controle interno? Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Princípios Básicos de Controle Interno. Retirado de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Controle interno. Retirado de: cliffsnotes.com.
6. Administrador (2015). 17 Princípios de controle interno. Advogado Ético. Retirado de: ethicsadvocate.com.
7. David Ingram (2018). Quais são os sete procedimentos de controle interno em contabilidade? Small Business-Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.