REGISTRO ADMINISTRATIVO: QUEM PARTICIPA, CONTEÚDO E EXEMPLOS - DUDAS - 2024

Um ato administrativo é o documento no qual os eventos que ocorreram a um trabalhador ou grupo de trabalhadores são registrados por escrito e como prova documental. Geralmente são registros de situações irregulares de trabalho ou não conformidade com regulamentos que acarretam sanções.

As irregularidades registradas nos autos administrativos devem enquadrar-se nas constantes da regulamentação trabalhista aplicável; ou seja, devem estar refletidos no contrato de trabalho, bem como na Lei Federal do Trabalho e no Regulamento Interno do Trabalho.

Qual é o valor dos registros administrativos?

Documentar incidentes de trabalho relevantes em registros administrativos é uma prática altamente recomendada, pois eles podem ser usados ​​"a posteriori" de duas maneiras:

- Provar fatos perante os órgãos de conciliação e arbitragem em caso de conflito trabalhista.

- Acreditar o perfil dos colaboradores mais antigos em caso de despedimento, desde que o referido perfil seja avaliado independentemente da causa estabelecida para a rescisão do contrato de trabalho.

Quem são os participantes de um ato administrativo?

É imprescindível determinar o objetivo da redação de um ato administrativo, para poder determinar quem devem ser os participantes que devem demonstrar e assinar o documento.

Esses objetivos podem ser:

- Detalhar a violação de uma obrigação trabalhista.

- Detalhe uma penalidade trabalhista.

- Detalhe uma dispensa.

Normalmente, os participantes são, logicamente, trabalhadores e testemunhas, mas também o representante da empresa que normalmente é o indicado para convocar a reunião que dá origem ao ato administrativo subsequente. É imprescindível documentar detalhadamente quem foram os presentes, para garantir a validade do ato administrativo.

Qual é o conteúdo necessário para um registro administrativo?

Estes são os dados básicos que os departamentos de recursos humanos devem registrar nos registros administrativos:

- Domicílio da empresa ou local onde ocorram os fatos objeto do ato administrativo.

- Data e hora.

- Participantes ou partes presentes.

- Explicação do motivo.

- Declarações (trabalhadores e testemunhas).

- Detalhe da documentação que sustenta o que foi declarado pelas testemunhas e demais comparentes.

- Encerramento da ata refletindo a hora e a assinatura dos participantes.

- Tratando-se de atos administrativos relativos a sanções a trabalhadores, devem ser conservados no arquivo do trabalhador sancionado.

Exemplos

Primeiro exemplo

«Na Cidade do México, às 8h00 do dia 8 de dezembro de 2017, na sede da área de Recursos Humanos da empresa Madnus SA localizada no endereço Calle los Rosales # 10, México, DF, Sr. Pedro Pérez, gerente geral, conheça; María Romero, assistente administrativa; Rosa Cali, gerente de Recursos Humanos; e Sergio Arcade, secretário do Sindicato, com o objetivo de apurar os fatos ocorridos em 7 de dezembro deste ano às 10 horas em relação ao trabalhador Javier Sánchez, operador.

A senhora María Romero declara que: no dia 7 de dezembro, o trabalhador Javier Sánchez compareceu às instalações da empresa com uma hora de atraso e em evidente estado de embriaguez, proferindo insultos que preferia não repetir diante dos presentes. Então, depois de vomitar na mesa da recepção, Javier Sánchez ficou inconsciente no chão.

O senhor Javier Sánchez afirma que: no dia 7 de dezembro chegou atrasado ao trabalho, apesar de não estar bem, estava decidido a continuar seu trabalho quando se sentiu ainda pior, começou a vomitar e caiu desmaiado no chão. O Sr. Sánchez insiste em negar que estava bêbado ou que usou insultos.

Tendo dado a conhecer aos participantes o motivo da reunião e lavrada a presente ata com a seguinte sanção (pormenor da sanção de acordo com o Regulamento Interno de Trabalho da Empresa) para Javier Sánchez e as declarações anteriores, encerram o presente ato administrativo que é assinado de conformidade pelos participantes nela ».

Segundo exemplo

«Às 11h45 do dia 12 de maio de 2017 na Calle de la Colina nº 8, na sede social da empresa Rocali SA e com a presença de JA Martínez na qualidade de guarda / porteiro, M. Serrano como chefe de RH e Marina Carmona como secretária / administrativa para realizar o levantamento deste ato administrativo para os eventos ocorridos no dia 12 de maio de 2017 às 09:00 horas nas instalações da empresa Rocali SA, dentro do departamento de RH. Fatos que consistem em:

Marina Carmona afirma que no dia 12 de maio de 2017, ao chegar às instalações da empresa Rocali SA, foi detida na entrada das instalações pelo segurança JA Martínez para lhe dizer que não podia passar porque já não fazia parte do quadro de pessoal da empresa, ao qual a Marina Carmona afirmou não ter notícias da referida resolução do contrato.

Depois de alguns momentos de luta, Marina Carmona conseguiu aceder às instalações da empresa Rocali, SA, chegando rápida e muito agitada ao gabinete da M. Serrano para reclamar o motivo do despedimento.

Logo em seguida, foi atendida pelo Gerente de RH, M. Serrano, que alegou não ter conhecimento do desligamento, mas procedeu à verificação.

Depois de consultar a base de dados, M. Serrano voltou a seu escritório para informar a Marina Carmona que se tratava de um erro, uma vez que havia sido demitida outra funcionária chamada Marina García. Pediu muitas desculpas pelo lamentável erro cometido e indicou que, caso o solicitasse, faria uma certidão administrativa para não ter problemas por chegar atrasado ao trabalho.

Esta carta foi levantada a pedido dos envolvidos.

Marina Carmona.

M. Serrano.

JA Martinez ».

Referências

1. Comece um SME. Registros administrativos. emprendepyme.net
2. BBD Sall Consultores. (2015) Valor probatório dos minutos. bbdconsultores.wordpress.com
3. Angelico Pineda (2016) Por que os registros administrativos são importantes? elempresario.mx
4. Runa. (2017) Você sabe o que são registros administrativos ou trabalhistas? runahr.com
5. Wikipedia. Registros administrativos.