GESTÃO DE PROJETOS: FASES, OBJETIVOS E EXEMPLOS - DUDAS - 2024

A gestão de projetos visa atender ao exercício de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento do trabalho de uma equipe para satisfazer motivos específicos de sucesso e atingir metas específicas dentro do tempo prescrito. Portanto, é a aplicação de habilidades, técnicas, conhecimentos e ferramentas para programar atividades que atendam aos requisitos de um projeto.

Um projeto é um trabalho de transição projetado para gerar um resultado, serviço ou produto único, com início e fim definidos, realizado para atingir objetivos e metas notáveis, geralmente para obter valor agregado ou mudança benéfica.

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A qualidade temporal dos projetos diverge das operações rotineiras de negócios, que são atividades simples iterativas, semipermanentes ou permanentes para produzir serviços ou produtos.

Não ter um processo para gerenciar projetos pode resultar em perda de tempo, perda de dinheiro e baixo desempenho.

Ferramenta poderosa

O gerenciamento de projetos é uma ferramenta de negócios poderosa que pode oferecer muitos benefícios para empresas de todos os tamanhos. Fornece processos, diretrizes e técnicas repetíveis para ajudar a gerenciar as pessoas e o trabalho envolvido em projetos.

Isso pode aumentar suas chances de sucesso e ajuda a entregar projetos de forma consistente, eficiente, dentro do prazo e do orçamento.

Ao implementar estratégias básicas de gerenciamento de projetos, os objetivos desejados serão alcançados e esses objetivos serão alcançados dentro de um intervalo de tempo e custo especificado.

O resultado final é que todos ganham, o que pode, portanto, ser o melhor benefício de todos para o gerenciamento de projetos.

Fases

Iniciação

A fase de iniciação determina a natureza e o escopo do projeto. Você precisa entender o ambiente de negócios e também garantir que os controles necessários sejam integrados ao projeto.

Os documentos de iniciação do projeto são uma série de resumos usados ​​para criar regulamentos para a duração do projeto. Esses incluem:

- Proposta de projeto: ideia do projeto, objetivo geral, duração.

- Escopo do projeto: direção e acompanhamento do projeto.

- Repartição da estrutura de trabalho: escala do trabalho a ser feito, até as tarefas diárias.

- Matriz de alocação de responsabilidades: papéis e responsabilidades alinhados aos resultados.

- Análise das necessidades e requisitos do negócio em relação a objetivos mensuráveis.

- Revisão das operações atuais.

- Carta do projeto, incluindo custos, tarefas, entregas e cronogramas.

Planejamento

O principal objetivo é planejar adequadamente o tempo, custos e recursos para estimar o trabalho necessário e, assim, gerenciar o risco de forma eficaz durante a execução do projeto. Consiste em determinar a metodologia a seguir para a gestão de projetos.

- Identificar as entregas e criar as estruturas de decomposição da obra.

- Identificar as atividades necessárias para concluir essas entregas e, assim, conectar essas atividades com uma sequência lógica.

- Estimar a necessidade de recursos para as atividades.

- Estimar o tempo e custo das atividades.

- Desenvolvimento do cronograma e orçamento.

- Planejamento de riscos.

- Obtenha aprovação formal para iniciar o trabalho.

Execução

Durante a execução, você deve saber quais são os prazos planejados para serem executados. A fase de execução garante que as entregas do plano de gerenciamento do projeto sejam feitas de acordo.

Esta fase envolve a alocação, coordenação e gestão adequada de recursos humanos e quaisquer outros recursos, como materiais e orçamentos. O resultado desta fase são as entregas do projeto.

Documentação do projeto

Para manter o orçamento, o escopo, a eficácia e também o ritmo, um projeto deve ter documentos físicos relacionados a cada tarefa específica.

Com a documentação correta, é fácil verificar se os requisitos de um projeto estão sendo atendidos ou não. A documentação fornece informações sobre o que já foi concluído para aquele projeto.

Feito corretamente, a documentação pode ser a espinha dorsal do sucesso de um projeto.

Monitoramento e controle

Consiste nos processos que são realizados para observar a execução do projeto, de modo que potenciais problemas possam ser identificados em tempo hábil e medidas corretivas possam ser tomadas quando necessário, para controlar a execução do projeto.

O desempenho do projeto é observado e medido para identificar variações no plano de gerenciamento do projeto.

Também fornece feedback entre as diferentes fases do projeto, a fim de implementar ações preventivas ou corretivas para cumprir o plano de gerenciamento do projeto.

Fechando

Ele contém a conclusão formal do projeto e sua aceitação. As atividades administrativas incluem a documentação das lições aprendidas. Consiste em finalizar todas as atividades de todo o conjunto de processos para formalizar o encerramento do projeto.

A revisão pós-execução também está incluída nesta fase. Esta é uma fase vital para a equipe do projeto aprender com as experiências e aplicá-las em projetos futuros.

Você deve observar o que funcionou bem no projeto e analisar o que não funcionou para gerar as lições aprendidas.

metas

O objetivo do gerenciamento de projetos é concluir um projeto abrangente que atenda aos objetivos do cliente.

Desenvolver com sucesso as fases do projeto

Um projeto, independentemente do seu tamanho, geralmente envolve cinco fases distintas de igual importância: Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.

O desenvolvimento e execução harmoniosos e ininterruptos de todas as fases anteriores garantem o sucesso de um projeto.

Comunicar de forma eficiente

Deve-se sempre ter em mente que o sucesso ou o fracasso de um projeto depende muito do trabalho em equipe. Portanto, a chave do sucesso está sempre na colaboração.

Para isso, estabelecer uma boa comunicação é de grande importância. Por um lado, a informação deve ser articulada de forma clara e completa, para que todos a compreendam plenamente. Por outro lado, você deve ter a capacidade de ouvir e receber feedback construtivo.

Alcançar o objetivo principal do projeto

O objetivo principal do projeto deve ser realizado dentro do prazo estimado, com a qualidade esperada e dentro do orçamento proposto.

Otimizar as entradas necessárias atribuídas e sua aplicação para atender aos objetivos predefinidos do projeto é uma questão onde sempre há espaço para melhorias.

Todos os processos e procedimentos podem ser reformados e atualizados para melhorar a sustentabilidade de um projeto e também para orientar a equipe no processo de mudança estratégica.

Produzir um projeto que siga os objetivos do cliente

Isso pode significar que a visão do cliente precisa ser abordada e reformada, ou negociada com eles em relação aos objetivos do projeto, para transformá-los em metas alcançáveis.

Atender às expectativas dos clientes e mantê-los satisfeitos não só leva a uma colaboração bem-sucedida, o que pode ajudar a eliminar surpresas durante a execução do projeto, mas também garante a sustentabilidade futura.

Benefícios

A principal vantagem do gerenciamento de projetos é que ele ajuda a gerenciar projetos de maneira eficaz. Isso permite uma resolução mais rápida de problemas.

Maior eficiência na prestação de serviços

O gerenciamento de projetos fornece um roteiro que é facilmente seguido e leva à conclusão do projeto. Depois de saber onde evitar buracos, é lógico que trabalhará de maneira mais inteligente e eficiente.

Satisfação do cliente

Contanto que um projeto seja concluído dentro do prazo e do orçamento, o cliente sai feliz. E um cliente feliz é alguém que será visto novamente.

O gerenciamento inteligente de projetos fornece as ferramentas que permitem que esse relacionamento cliente / gerente continue.

Maior eficácia na prestação de serviços

As mesmas estratégias que possibilitaram a conclusão bem-sucedida de um projeto também funcionarão muitas vezes para outros projetos.

Melhora o crescimento e o desenvolvimento dentro da equipe

Os resultados positivos não apenas geram respeito, mas também inspiram a equipe do projeto a continuar procurando maneiras de desempenhar com mais eficiência.

Maior flexibilidade

Talvez um dos maiores benefícios do gerenciamento de projetos seja que ele permite flexibilidade. Um gerenciamento de projeto seguro permite traçar a estratégia que deseja realizar para que o projeto seja concluído.

No entanto, a beleza dessa organização é que, se um caminho mais inteligente for descoberto, ele poderá ser seguido. Para muitas pequenas e médias empresas, só isso já vale o preço de admissão.

Avaliação de risco aumentada

Quando todos os jogadores estiverem alinhados e a estratégia estabelecida, eles irão pular os riscos potenciais para a bofetada.

O gerenciamento de projetos fornece uma bandeira vermelha no momento certo - antes de você começar a trabalhar na conclusão do projeto.

Exemplos

linhas Aéreas americanas

A fusão da American Airlines com a US Airways criou uma sobreposição em tecnologia e programas. Eles sabiam que as planilhas não eram suficientes para gerenciar projetos e recursos complexos.

Para obter visibilidade das prioridades de divisão e globais mais amplas, eles começaram a usar o gerenciamento de projetos para entrada de pessoal, gerenciamento de recursos e planejamento de capacidade.

Como resultado, a companhia aérea deixou de capitalizar seu trabalho de tecnologia da informação de 10% para 20%. Isso equivale a um impacto positivo líquido de vários milhões de dólares em seu balanço patrimonial.

Agora, eles têm acesso a dados melhores e mais confiáveis ​​para tomar decisões críticas sobre projetos e recursos.

Banco Real

O Royal Bank of Scotland precisava implementar dados consistentes e confiáveis ​​para informar as decisões financeiras e de recursos. Portanto, eles escolheram o gerenciamento de projetos para conduzir essa consistência. Então, eles aposentaram 35 sistemas legados, mais de 50 ferramentas desenvolvidas pelo usuário e centenas de planilhas.

Com dados em formatos diferentes e centenas de projetos gerenciados por sistemas diferentes, eles queriam controlar seus dados para ver sua base total de clientes com mais clareza.

Em doze meses, eles conseguiram cumprir seu caso de negócios e obter um retorno sobre o investimento. Ao longo do caminho, eles aumentaram a transparência e reduziram os custos em cada unidade de negócios.

Referências

1. Wikipedia, a enciclopédia livre (2019). Gerenciamento de Projetos. Retirado de: en.wikipedia.org.
2. Project Management Institute (2019). O que é gerenciamento de projetos? Retirado de: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Quais são os objetivos do gerenciamento de projetos? Retirado de: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Vantagens do gerenciamento de projetos. Retirado de: nibusinessinfo.co.uk.
5. Gary Picariello (2019). Os 10 principais benefícios do gerenciamento de projetos. Gerenciamento de projetos Bright Hub. Retirado de: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Exemplos de gerenciamento de projetos de sucesso no mundo real. Blog do Planview. Retirado de: blog.planview.com.