- Como é feita uma liquidação em dinheiro?
- Execução da tonelagem
- Separação de deveres
- Excedente ou ausente
- Exemplo
- Resultado de tonelagem
- Referências
A contagem de dinheiro é um processo que normalmente ocorre em empresas como supermercados, restaurantes e bancos, feito no fechamento do dia útil ou no final do turno de um caixa eletrônico. Este processo de contabilidade torna o caixa responsável pelo dinheiro em sua caixa registradora.
Mesmo com os modernos sistemas de ponto de venda de hoje, ainda é necessário um procedimento para contabilizar os recebimentos de caixa da loja. Esses controles internos são necessários para evitar o manuseio incorreto de dinheiro e para proteger os ativos contra perda ou roubo.
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Fortes controles internos não apenas promovem a eficiência operacional, mas também garantem registros contábeis confiáveis, que serão necessários ao declarar impostos.
Uma das causas mais comuns de redução ou perdas em uma loja é devido ao manuseio inadequado do dinheiro. Quando investigada, a causa mais comum é a falta de procedimentos ou controles adequados.
Como é feita uma liquidação em dinheiro?
No início de cada turno, cada caixa deve ter sua própria gaveta de dinheiro. Faça com que o caixa conte o dinheiro na gaveta para verificar o saldo inicial.
Você deseja manter uma quantidade constante de dinheiro na caixa. Isso garante que você sempre tenha dinheiro suficiente para dar o troco aos clientes.
O próximo passo para manter o seu cofre é fazer depósitos em dinheiro ao longo do dia. Dependendo do volume e número de transações, o valor dos depósitos a serem feitos pode variar.
Após determinar quando esse depósito será feito, o dinheiro é contado e a diferença é subtraída da contagem inicial da manhã. A caixa registradora de uma caixa registradora é geralmente feita no final do dia ou no final do turno do caixa.
A gaveta de dinheiro e seu conteúdo devem ser levados a um escritório ou outra área isolada para a preparação do relatório. Este é o momento de garantir que o dinheiro que entrou e saiu durante o dia foi feito com eficiência e honestidade.
Execução da tonelagem
Ao se preparar para contar o dinheiro, todas as contas grandes, cheques e cupons de alimentos são colocados de lado e guardados.
O valor total na caixa é contado primeiro, incluindo cheques e receita de cartão de crédito. Depois de terminar de adicionar os valores, esse valor é comparado manualmente com o que o sistema do ponto de venda mostra.
Depois que a gaveta retorna ao valor inicial atribuído, ela é colocada no cofre ou entregue a outro caixa que está iniciando seu turno. Agora, as contas e os trocos que foram retirados junto com os cheques da caixa do caixa são contados.
Isso é o que constitui o depósito de vendas do caixa. A maioria das caixas registradoras pode imprimir um recibo de venda e um recibo de dinheiro. Esses recibos indicam quanto o caixa faturou com as vendas e quanto dinheiro foi lançado.
Se os valores forem iguais, está tudo bem. Caso contrário, terá que ser examinado um pouco mais.
Separação de deveres
Considere ter duas pessoas para arquivar as caixas. Uma pessoa contará a gaveta e fará o relatório diário de caixa, enquanto a outra fará o depósito bancário.
Ambas as pessoas devem assinar o relatório, declarando sua responsabilidade pelos valores apresentados. Embora nenhum sistema possa evitar fraudes, essa trilha de auditoria ajudará a desencorajar a cumplicidade entre os funcionários.
Excedente ou ausente
Quando ocorre uma discrepância, o dinheiro é contado novamente para garantir que a quantia está correta.
Qualquer excesso e / ou falta deve ser investigado. Pequenas discrepâncias são comuns e geralmente são causadas por erro humano, possivelmente a mudança na contagem do caixa para um cliente. As maiores discrepâncias são aquelas que devem ser observadas mais de perto.
Discrepâncias frequentes podem ser um sinal de roubo de um funcionário ou indicar que é necessário mais treinamento para um caixa em particular.
O excesso / falta pode sempre ser calculado subtraindo-se a quantia em dinheiro na gaveta, excluindo a quantia inicial, da quantia impressa no recibo do caixa.
Dependendo da quantidade de excesso / falta e das circunstâncias envolvidas, as medidas disciplinares podem variar. Os caixas perderam suas posições devido a estouros / faltas, seja devido a infrações repetidas ou grandes estouros ou faltas.
A escassez é geralmente devido a contas grudadas, o caixa dando muito em troco, ou talvez até embolsando algum dinheiro.
As sobras são produzidas retirando muito dinheiro dos clientes ou não inserindo os itens corretamente no terminal do ponto de venda.
Exemplo
Na loja Omega, o processo de caixa registradora realmente começa no final do dia anterior, quando o caixa John Doe e seu gerente aceitam a quantia de dinheiro que sobrou na caixa registradora de John.
Quando John chega ao trabalho na manhã seguinte, ele começa com a quantia de dinheiro que resta na caixa. Ao final de cada dia útil, ele ou seu gerente afixa na caixa registradora um resumo da atividade do dia, gerando um relatório do total das vendas realizadas pelo caixa.
Para fazer isso, John conta a quantidade de dinheiro em sua caixa registradora, bem como cheques totais, receita de cartão de crédito e vendas a crédito da loja. Em seguida, preencha um formulário como este:
Resultado de tonelagem
O gerente analisa a quantidade realmente produzida pela caixa de John e a compara com o formulário feito.
Se a quantia em dinheiro na caixa não corresponder ao formulário, o gerente e João procurarão identificar o erro. Se não puder ser encontrado, um formulário de over / under de dinheiro será preenchido.
Algumas empresas cobram diretamente do caixa por qualquer falta. Outros assumem a posição de demitir o caixa após certo número de faltas de certa quantia de dinheiro. Por exemplo, três faltando mais de $ 10.
O gerente da loja decide quanto dinheiro deve ser retirado ou registrado para o dia seguinte. Ele faz essa tarefa para cada um dos caixas. Em seguida, coloque todo o dinheiro e cheques do dia em uma caixa noturna.
O gerente então envia um relatório com os detalhes do depósito ao contador para inserir os dados no sistema de contabilidade.
Referências
- Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Balanceamento de caixa. Retirado de: en.wikipedia.org.
- Matthew Hudson (2018). Equilibrando a gaveta de dinheiro. The Balance Small Business. Retirado de: thebalancesmb.com.
- Lojista (2016). Como equilibrar uma gaveta da caixa registradora como um profissional. Retirado de: shopkeep.com.
- Dummies (2018). Como equilibrar as transações da caixa registradora. Retirado de: dummies.com.
- Revolvy (2018). Balanceamento de caixa. Retirado de: revolvy.com.