- Para que servem?
- Sistemas computadorizados de contabilidade
- Elementos
- Como escrever uma entrada de diário
- Exemplos
- Assento de ajuste
- Assento composto
- Assento reverso
- Referências
Os lançamentos contábeis manuais são os registros de transações que fazem parte da contabilidade diária. Portanto, eles são usados para registrar transações comerciais nos registros contábeis de uma empresa.
Eles podem ser registrados no razão geral, mas também às vezes em um livro auxiliar, que então será resumido e movido para o razão geral. O razão geral é usado para criar as demonstrações financeiras da empresa. Como resultado, os lançamentos contábeis manuais alterarão diretamente os saldos das contas no razão geral.
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Em sistemas de contabilidade manuais ou automatizados, as transações comerciais são registradas primeiro em um diário. É daí que vem o termo entradas de diário.
Eles são uma parte importante da contabilidade. Eles podem consistir em vários registros, cada um dos quais será um débito ou um crédito. O total dos débitos deve ser igual ao total dos créditos, caso contrário o lançamento contábil manual será considerado "desequilibrado".
Os lançamentos contábeis manuais podem registrar itens únicos ou recorrentes, como depreciação ou amortização de títulos.
Para que servem?
Os lançamentos contábeis manuais são a primeira etapa do ciclo contábil e são usados para registrar todas as transações comerciais no sistema contábil.
Conforme os eventos de negócios ocorrem durante o período contábil, os lançamentos são lançados no diário geral para mostrar como o evento mudou a equação contábil.
Por exemplo, quando a empresa gasta dinheiro para comprar um novo veículo, a conta em dinheiro é reduzida ou creditada e a conta do veículo é aumentada ou debitada.
A lógica por trás de um lançamento contábil manual é registrar todas as transações comerciais em pelo menos dois lugares, conhecido como contabilidade de partidas dobradas.
Por exemplo, quando uma venda à vista é gerada, isso aumenta a conta de vendas e a conta à vista. Se os produtos forem comprados a crédito, isso aumentará a conta de contas a pagar e a conta de estoque.
Os lançamentos contábeis manuais e a documentação que os acompanham devem ser arquivados por vários anos, pelo menos até que as demonstrações financeiras da empresa não precisem mais ser auditadas.
O período mínimo de retenção para lançamentos de diário deve ser incluído na política corporativa de arquivamento.
Sistemas computadorizados de contabilidade
Os sistemas de contabilidade computadorizados registram automaticamente a maioria das transações comerciais em contas do razão geral.
Eles fazem isso imediatamente após terem preparado as faturas de vendas, passar cheques aos credores, processar recibos dos clientes, etc.
Portanto, você não verá lançamentos contábeis manuais para a maioria das transações comerciais, como faturas de cliente ou fornecedor. As entradas de diário não são usadas para registrar atividades de alto volume.
No software de contabilidade, os lançamentos contábeis geralmente são inseridos em módulos separados, como contas a pagar, que tem seu próprio livro auxiliar, afetando indiretamente o razão geral.
No entanto, alguns lançamentos contábeis manuais precisarão ser processados para registrar transferências entre contas bancárias ou registros de ajuste contábil.
Por exemplo, você provavelmente terá que fazer um lançamento no diário no final de cada mês para registrar a depreciação. Essa entrada conterá um débito nas despesas de depreciação e um crédito na depreciação acumulada.
Além disso, é provável que haja uma entrada no diário para acumular juros sobre um empréstimo bancário. Essa entrada conterá um débito em despesas de juros e um crédito em juros a pagar.
Elementos
Um lançamento manual no diário publicado no diário geral de uma empresa consistirá nos seguintes itens:
- A data correspondente.
- Os valores e contas que serão debitados.
- Os valores e contas que serão creditados.
- Uma breve descrição ou nota.
- Uma referência, como um número de cheque.
Esses valores lançados, que aparecerão no diário ordenados por data, serão lançados nas contas do razão geral.
Os lançamentos contábeis geralmente são impressos e armazenados em uma pasta de transações contábeis, com os materiais de apoio que os acompanham.
Assim, os auditores externos podem acessar essas informações como parte da auditoria de final de ano das demonstrações financeiras da empresa e sistemas relacionados.
Como escrever uma entrada de diário
A estrutura detalhada para escrever um lançamento contábil manual é indicada da seguinte forma:
- Uma linha de cabeçalho, que pode incluir um número de lançamento no diário e uma data de lançamento no diário.
- A primeira coluna contém o número da conta e o nome da conta na qual a entrada está registrada. Este campo terá um recuo se for para a conta que está sendo creditada.
- A segunda coluna contém o valor do débito a ser inserido.
- A terceira coluna contém o valor do crédito a ser inserido.
- Uma linha de rodapé também pode conter uma breve descrição do motivo da entrada.
Desta forma, o formato básico de lançamento para o registro de lançamento é apresentado da seguinte forma:
As regras estruturais de um lançamento contábil manual são que deve haver no mínimo dois itens em duas linhas diferentes no lançamento contábil manual e que o valor total inserido na coluna de débito deve ser igual ao valor total inserido na coluna de crédito..
Exemplos
Assento de ajuste
Um lançamento de ajuste é usado no final do mês para poder modificar as demonstrações financeiras e, assim, cumprir a estrutura contábil relevante, como os Princípios Contábeis Geralmente Aceitos ou as Normas Internacionais de Relatório Financeiro.
Por exemplo, os salários não pagos podem ser acumulados no final do mês se a empresa estiver usando um regime de competência de contabilidade.
Assento composto
Uma entrada de diário composta inclui mais de duas linhas de entradas. Geralmente é usado para registrar transações complexas ou várias transações ao mesmo tempo.
Por exemplo, o lançamento contábil manual para registrar uma folha de pagamento geralmente contém muitas linhas, pois envolve o registro de várias obrigações fiscais e deduções da folha de pagamento.
Assento reverso
Normalmente, esta é uma entrada de ajuste que é revertida no início do próximo período. Geralmente acontece porque uma despesa deveria ter sido acumulada no período anterior, mas não é mais necessária.
Portanto, a acumulação de salários no período anterior é revertida no período seguinte, para ser substituída por uma despesa real com a folha de pagamento.
Referências
- Wikipedia, a enciclopédia livre (2018). Entrada de diário. Retirado de: en.wikipedia.org.
- Harold Averkamp (2018). O que é uma entrada de diário? Coach de Contabilidade. Retirado de: accountingcoach.com.
- Steven Bragg (2018). Definição de entrada de diário. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
- Meu curso de contabilidade (2018). Entradas de diário. Retirado de: myaccountingcourse.com.
- Jan Irfanullah (2013). Entradas de diário. Contabilidade explicada. Retirado de: accountingexplained.com.