FUNDO GERAL: FUNÇÕES, POLÍTICAS E GESTÃO - DUDAS - 2025

A caixa registradora geral é um livro auxiliar no qual todos os recebimentos em dinheiro e transações de pagamento são armazenados, incluindo depósitos e retiradas bancárias. É o principal repositório de informações relacionadas ao caixa de uma empresa.

As empresas dividem o caixa geral em dois segmentos: o diário de desembolso de caixa, onde todos os pagamentos em dinheiro são registrados, como despesas operacionais e contas a pagar, e o diário de recebimentos de caixa, onde todos os recebimentos de caixa são registrados. como vendas à vista e contas a receber.

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Uma empresa usa a caixa geral para controlar os vários recebimentos e pagamentos em dinheiro que passam por uma empresa.

As informações na caixa registradora geral são registradas periodicamente no razão geral. É rotineiramente comparada aos registros do banco por meio de uma conciliação bancária, para garantir que as informações do livro estejam corretas.

Se não estiver correto, uma entrada de ajuste é feita para trazer a caixa geral em conformidade com as informações bancárias.

Funções da caixa registradora geral

As atividades econômicas de qualquer negócio envolvem uma entrada e saída regulares de caixa e equivalentes de caixa. O fundo geral ajuda a liderança de uma empresa a determinar quanto dinheiro a empresa tem em um determinado momento.

Com essas informações, a empresa pode mostrar sua demonstração de fluxo de caixa aos credores e, assim, garantir que está atendendo efetivamente ao desafio competitivo.

O fluxo de caixa concentra-se no dinheiro que a empresa gasta em atividades de investimento, operação e financiamento.

Em empresas que administram um grande número de transações de débito e crédito em dinheiro, o caixa geral substitui uma conta de caixa separada no razão da empresa.

As empresas com menos pagamentos e recebimentos em dinheiro podem não exigir um caixa geral e optar por usar apenas uma conta à vista.

Registro contábil

A caixa geral é usada para registrar recebimentos e pagamentos em dinheiro. Funciona como um livro auxiliar.

As entradas relacionadas ao recebimento e pagamento em dinheiro são lançadas primeiro na caixa registradora e, em seguida, nas contas do razão geral correspondentes.

Além disso, o caixa geral é um substituto para a conta de caixa no razão. Se uma caixa geral for mantida de maneira adequada, não há necessidade de abrir uma conta à vista no razão.

Existem muitos motivos pelos quais uma empresa pode registrar transações usando uma caixa geral em vez de uma conta à vista.

- Os saldos de caixa diários são de fácil acesso.

- Os erros podem ser facilmente detectados por meio de verificação.

- Os lançamentos são mantidos atualizados, pois o saldo é verificado diariamente.

Políticas

No contexto de negócios, políticas de caixa seguro são adotadas, especialmente aquelas relacionadas à verificação de caixa em geral, para encorajar relatórios precisos e prevenir roubo de ativos.

Mantenha o dinheiro recebido separado do dinheiro para pagamentos

O dinheiro recebido nunca deve ser colocado em caixa para pequenas despesas. Isso causará erros e confusão nos registros contábeis.

Todo dinheiro que entra no negócio deve ser imediatamente depositado no banco e registrado nos registros antes de ser pago novamente. Caso contrário, pode ser confuso ao reconciliar o saldo de caixa.

Dê recibos de dinheiro recebido

A emissão adequada de recibos ajuda a proteger a empresa de alguém que embolse o dinheiro em vez de depositá-lo. Os recibos devem ser pré-numerados com duplicado.

Obtenha recibos de dinheiro pago

Às vezes, pode não ser possível obter recibos. Por exemplo, ao comprar itens em um mercado.

Neste caso, o custo de cada transação deve ser anotado imediatamente para não esquecer os valores. Eles podem então ser transferidos para um recibo de dinheiro para autorização de um gerente.

Deposite o dinheiro no banco

Ter dinheiro no escritório é tentador. Muitas vezes, uma fraude começa assim.

O dinheiro deve ser depositado rapidamente no banco. No máximo, nos três dias seguintes ao recebimento.

Procedimento para receber dinheiro

Para proteger as pessoas que lidam com dinheiro, duas pessoas devem estar sempre presentes ao abrir caixas de dinheiro, envelopes e outras fontes de dinheiro. Ambas as pessoas devem contar o dinheiro e também assinar o recibo.

Minimize as transações em dinheiro

A caixa só deve ser usada para fazer pagamentos quando os outros métodos forem impossíveis. Idealmente, você deve configurar contas de fornecedores para pagar faturas em cheque ou transferência eletrônica.

A vantagem de pagar em cheque é que um conjunto adicional de registros é produzido na forma de um extrato bancário. Além disso, garante que apenas pessoas autorizadas façam pagamentos, reduzindo a possibilidade de roubo ou fraude.

Dirigindo

A caixa registradora geral é geralmente subdividida em um diário de recebimento de caixa e um diário de desembolso de caixa quando há um grande número de transações.

Em uma pequena empresa com menos volume de transações relacionadas a dinheiro, todas as transações em dinheiro são registradas em uma única caixa geral.

Processo de informação

As transações em dinheiro passam por diferentes fases antes de terminar em um relatório de liquidez. Em geral, as entradas e saídas de dinheiro são registradas por débito e crédito na conta de caixa.

Por exemplo, cobranças de clientes são contabilizadas através do débito em conta e crédito na conta de contas a receber do cliente. As informações da caixa geral são inseridas em ordem cronológica, para facilitar a busca de transações.

As entradas de caixa são então inseridas no balancete, o que ajuda os contadores a verificar se o total de créditos é igual ao total de débitos.

A terceira etapa do processo de relatório financeiro leva à divulgação de caixa no balanço patrimonial da empresa.

Log de transações

A primeira entrada de caixa geral é o saldo inicial no início de um período contábil. Cada entrada deve conter uma data, uma nota sobre a despesa ou recibo e o valor total da transação.

As transações gerais em dinheiro também devem ser transferidas para as contas ou títulos correspondentes no razão geral.

Por exemplo, os pagamentos recebidos em dinheiro por serviços prestados são listados na seção "Ativos" da contabilidade.

Despesas correntes com suprimentos e outros materiais comerciais são listadas como despesas.

A empresa deve conciliar o caixa geral com os extratos bancários mensais recebidos da instituição financeira e levar em consideração as discrepâncias nos fundos.

Referências

1. Will Kenton (2019). Livro caixa. Investopedia. Retirado de: investopedia.com.
2. Contabilidade de Gestão (2018). O que é um livro de caixa? Retirado de: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). O que é um livro-caixa e um livro razão? Pequena empresa - Chron.com. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Livro caixa. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). A importância de um livro de caixa na contabilidade. Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Dicas importantes para controlar o dinheiro. Retirado de: humentum.org.