PROVA DE DESCARGA: CARACTERÍSTICAS, PARA QUE SERVE, EXEMPLO - DUDAS - 2025

A prova de quitação é um documento contabilístico que serve para registar o pagamento dos diversos compromissos que uma entidade económica adquire. Podem ser obrigações trabalhistas, contas a pagar a fornecedores, transações comerciais, despesas operacionais diversas (papelaria, serviços, etc.), adiantamentos, etc.

Este documento pode ser usado como prova de que uma transação monetária ocorreu entre duas partes. Nos negócios, um recibo pode ser usado para vários fins: às vezes, para substituir o dinheiro em uma transação, atuando como um recibo, ou também para indicar que uma fatura foi aprovada para pagamento.

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É utilizado para suportar o pagamento de uma determinada quantia em cheque. Em geral, na empresa é feito em duplicado, de forma que o original pode ser anexado ao comprovante de contabilidade diário e a cópia a ser arquivada em arquivo consecutivo.

Em síntese, este documento permite registar as operações correspondentes a um pagamento com emissão de cheque. Eles também são chamados de políticas de verificação. Por sua vez, é um documento que auxilia a empresa a controlar melhor seus gastos.

Características da prova de alta

- Quem o faz?

Em geral, o comprovante de alta é elaborado pela empresa, que faz uma segunda via:

- O recibo original, que fica na posse da empresa e que serve para o anexar às despesas diárias geridas pela contabilidade.

- A cópia, para o arquivo consecutivo.

- Segurança

Para rastrear e evitar fraudes, recomenda-se que o comprovante de quitação seja recebido e devidamente carimbado pelo beneficiário do pagamento, embora esta não seja uma obrigação legal.

Para ter maior controle, uma cópia do cheque é anexada ao comprovante de pagamento, pois o título é entregue ao beneficiário.

O suporte contábil deve ser registrado de forma resumida e ordenada, de forma que as transações que se realizam diariamente em uma empresa possam ser expressas com clareza.

- Formas de pagamento

O comprovante de quitação é elaborado para todos os pagamentos efetuados diretamente pela empresa. Em todas as organizações empresariais, a maioria dos pagamentos é feita das seguintes maneiras:

- Pagamento em dinheiro.

- Pagamento em cheque.

- Pagamento de ordens de pagamento ou ordens de pagamento.

- Pagamento feito diretamente pelo banco em nome de clientes empresariais.

Também pode ser feito por terceiros em nome da empresa. No entanto, neste caso, nenhuma prova de quitação será feita. Para este tipo de operação, será elaborado um documento preliminar.

- Documentos fonte

Nenhum voucher pode ser preparado sem algum documento de origem disponível. Esses documentos-fonte são apresentados para a realização da prova de alta.

Notas de dinheiro

As notas de dinheiro são a prova de qualquer material adquirido para fins oficiais. É um documento semelhante a uma fatura.

Recibos

Os recibos são entregues por prestadores de serviços ou pessoas que recebem pagamentos de uma empresa em sua conta.

Na prática, quando uma organização adquire materiais ou serviços a crédito e posteriormente efetua o pagamento aos fornecedores de bens ou serviços, emite um recibo como comprovativo do pagamento efetuado pela empresa.

O recibo também é prova de diferentes tipos de depósitos e adiantamentos, ou seja, depósitos de garantia, adiantamentos realizados, etc.

Detalhes preparados pela equipe

Existem muitos tipos de transações contra as quais a pessoa que gastou o dinheiro não pode obter recibos, faturas ou notas de dinheiro. Para esta forma de pagamento, a pessoa deve preparar o detalhamento da despesa e estar autorizada pela autoridade competente para efetuar o pagamento.

Por exemplo, para custos de transporte, a equipe não pode fornecer um recibo. Assim, pode haver muitas outras transações menores contra as quais nenhuma evidência é mostrada, exceto para detalhes preparados pela equipe.

Para que serve?

A prova de quitação é importante porque permite ter o registo e controlo dos pagamentos efectuados em cheque ou numerário, discriminando assim a forma como foi efectuado o pagamento, com as informações correspondentes.

O documento contém um registro do valor pago, a data de emissão e entrega, o nome do beneficiário a quem o pagamento foi entregue e o conceito para o qual foi feito.

Além disso, é um excelente mecanismo de controle no qual os nomes são indicados com as respectivas assinaturas das pessoas que estiveram envolvidas no pagamento. Não só a pessoa que fez o cheque e o próprio recibo, mas também o responsável que fez a revisão.

Mais importante ainda, a prova de quitação reflete o nome e assinatura da pessoa que autorizou o pagamento, gerando assim uma rastreabilidade total das operações de liquidação realizadas.

Por outro lado, o voucher permite colocar os dados correspondentes, como código da conta contabilística, montante, conceito, etc., para poder posteriormente registar cada pagamento no livro contabilístico.

Exemplo de prova de alta

Abaixo está a imagem de um recibo de saída típico, indicando os números nos diferentes espaços e o conteúdo a ser colocado neles:

- 1: A cópia do cheque ficará refletida neste espaço quando for feito, utilizando papel carbono.

- 2: Se um número consecutivo está sendo transportado, o número correspondente do recibo é inserido.

- 3: O código da conta contábil é inserido de acordo com o plano de contas único.

- 4: É indicado o motivo pelo qual o pagamento foi feito.

- 5: Valor de cada pagamento efetuado referente ao voucher.

- 6: Somente é preenchido se houver algum esclarecimento a ser feito.

- 7: Valor final do pagamento que está sendo feito.

- 8: É indicado o número do cheque com o qual é feito o pagamento.

- 9: Se o pagamento for à vista, está assinalado com um X. Neste caso, os espaços indicados em 1 e 8 não serão utilizados.

- 10: Se o pagamento for em cheque, é indicado o nome do banco correspondente ao cheque.

- 11: O nome da agência do banco que emitiu o cheque.

Campos de controle

- 12: Nome da pessoa singular ou coletiva a quem o pagamento é feito.

- 13: Nome da pessoa que preparou o recibo e o cheque.

- 14: Nome da pessoa que revisou o cheque e o recebimento feito.

- 15: Nome da pessoa autorizada que aprovou o cheque e o recibo.

- 16: Nome da pessoa responsável pelo registo contábil do pagamento.

- 17: Assinatura de quem recebeu o cheque. Se for uma pessoa coletiva, também deve estar devidamente selada.

- 18: O número do documento de identidade da pessoa que recebeu o cheque é inserido. Se você for uma pessoa jurídica, deverá adicionar o número Nif da empresa.

- 19: Data da transação (dia, mês e ano).

Referências

1. Sofia Orozco (2019). Comprovante de desembolso. Calameo. Retirado de: es.calameo.com.
2. O Excel de contabilidade (2019) se aplica Como criar um comprovante de alta. Retirado de: aplicaexcelcontable.com.
3. Dicionário de negócios (2019). Comprovante de pagamento. Retirado de: businessdictionary.com.
4. S. Bansal (2011). Comprovante de pagamento. Aprenda contas. Retirado de: letslearnaccounting.com.
5. Wiki How (2019). Como fazer um comprovante de pagamento. Retirado de: wikihow.com.