DOCUMENTOS A PAGAR: CARACTERÍSTICAS E EXEMPLOS - DUDAS - 2025

As notas a pagar são o valor do capital devido pelas promessas de pagamento formalmente escritas. Os empréstimos bancários estão incluídos nesta conta. São obrigações por escrito em que é prometido pagar uma determinada quantia de dinheiro numa data futura ou conforme necessário.

Em outras palavras, um documento a pagar é um empréstimo entre duas entidades. De acordo com esse contrato, o fabricante do documento cria responsabilidades tomando dinheiro emprestado do credor. A empresa compromete-se a reembolsar o dinheiro com os respectivos juros ao credor numa data futura.

A empresa registra o empréstimo em seu balanço como um documento a pagar. Por outro lado, o credor registra o empréstimo como uma conta a receber em seu balanço patrimonial, pois receberá o pagamento no futuro. Eles diferem das contas a pagar porque, embora ambos sejam passivos, os documentos a pagar envolvem uma nota promissória escrita.

Caracteristicas

As características dos documentos a pagar podem ser apreciadas ao fazer a comparação com as contas a pagar.

Tipo de acordo

As contas a pagar são acordos informais, muitas vezes apenas verbais, entre compradores e vendedores. Os únicos documentos são um pedido de compra do comprador e uma fatura do vendedor.

Documentos a pagar são mais complicados. Eles envolvem contratos de empréstimo formais por escrito, às vezes com dezenas de páginas.

O credor pode exigir acordos restritivos como parte do contrato de documento a pagar, como proibir o pagamento de dividendos aos investidores enquanto uma parte do empréstimo ainda não tiver sido paga.

O negócio também pode exigir uma garantia, como um prédio de propriedade da empresa ou a garantia de uma pessoa ou outra entidade.

Muitas notas promissórias exigem a aprovação formal do conselho de administração da empresa antes que o credor conceda fundos.

Termos e segurança

As contas a pagar são normalmente reembolsadas em 30 dias sem juros. No entanto, alguns fornecedores podem oferecer descontos para pré-pagamento, como um desconto de 1% se pago dentro de 10 dias da data da fatura.

Os documentos a pagar são reembolsados ​​em prazos mais longos, com prazo de validade específico; eles podem começar em 90 dias e se estender por vários anos. Os pagamentos são geralmente valores fixos de principal e juros.

Em termos de segurança, os fornecedores de produtos e serviços dependem da boa fé do comprador para o pagamento. As contas a pagar não são garantidas por garantias. Por outro lado, as notas promissórias geralmente levam os ativos fixos que são adquiridos como garantia do empréstimo.

As notas a pagar são normalmente usadas para comprar ativos fixos, como equipamentos, instalações e propriedades. Estas são notas promissórias formais para uma quantia específica de dinheiro que um mutuário paga durante um determinado período de tempo, com juros.

Documentos a pagar no curto e longo prazo

As notas a pagar são geralmente relatadas no balanço patrimonial em duas categorias: curto e longo prazo.

Uma nota a pagar é classificada no balanço patrimonial como um passivo de curto prazo se o vencimento for nos próximos 12 meses, ou como um passivo de longo prazo se o vencimento for posterior a um ano.

Por exemplo, um empréstimo de curto prazo para comprar estoque adicional em preparação para a temporada de férias seria classificado como um passivo circulante, pois provavelmente será pago em um ano.

A compra de terrenos, edifícios ou grandes equipamentos geralmente será classificada como um passivo de longo prazo, pois os empréstimos de longo prazo serão pagos ao longo de muitos anos.

A parcela de curto prazo do documento a pagar é o valor devido no próximo ano. A parcela de longo prazo é aquela que expira em mais de um ano.

A classificação adequada das notas a pagar é de grande interesse do ponto de vista do analista, para ver se essas notas expiram em um futuro próximo. Isso pode indicar um problema de liquidez iminente.

Exemplo

Um exemplo de documento a pagar é um empréstimo concedido por um banco à empresa HSC.

O HSC pede emprestado $ 100.000 do banco para comprar o estoque deste ano. A empresa HSC assina o documento como mutuário e concorda em reembolsar ao banco os pagamentos mensais de $ 2.000, incluindo $ 500 de juros mensais, até que o documento a pagar seja pago integralmente.

O HSC debita $ 100.000 de sua conta em dinheiro e credita em sua conta de Documentos a Pagar o valor do empréstimo. O banco faz o oposto: debita sua conta a receber e credita sua conta à vista.

No início de cada mês, o HSC efetua o pagamento do empréstimo de $ 2.000, debitando da conta de documentos a pagar $ 1.500, debitando da conta de despesas de juros $ 500 e credita $ 2.000 na conta à vista.

Novamente, o banco registra o reverso da transação. Dinheiro de dívida de $ 2.000, documentos de crédito a receber de $ 1.500 e receita de juros de $ 500.

Este conjunto de lançamentos contábeis manuais ocorre todos os anos até que o documento a pagar seja totalmente cancelado.

Diferença entre conta a pagar e documento a pagar

Por exemplo, se uma empresa deseja emprestar $ 100.000 de seu banco, o banco exigirá que os executivos da empresa assinem um contrato formal de empréstimo antes de o banco entregar o dinheiro.

O banco também pode exigir que a empresa dê garantias e que os proprietários da empresa garantam pessoalmente o empréstimo.

A empresa registrará esse empréstimo na conta do razão de papéis a pagar. O banco lançará o empréstimo em sua conta de contas a receber.

Ao contrário do empréstimo bancário, basta ligar para um dos fornecedores da empresa e solicitar a entrega de produtos ou suprimentos. No dia seguinte os produtos chegam e um recibo de entrega é assinado.

Poucos dias depois, a empresa recebe fatura do fornecedor informando que o vencimento dos produtos é em 30 dias; esta transação não envolveu nota promissória.

Como resultado, essa transação é registrada no contas a pagar do razão geral da empresa. O fornecedor registrará a transação com um débito em sua conta do ativo de contas a receber e um crédito na conta de vendas.

Referências

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