Uma saída de dinheiro (contabilidade), também chamada de pagamento em dinheiro, refere-se ao pagamento feito por uma empresa durante um período específico, como um mês, um trimestre ou um ano. É a saída de dinheiro paga em troca do fornecimento de bens ou serviços.
Não inclui apenas pagamentos em dinheiro (saque), mas também por meio de cheques ou transferências eletrônicas de fundos. Se o pagamento for feito em cheque ou transferência eletrônica, normalmente há um atraso de um ou dois dias antes que os fundos sejam retirados da conta bancária da empresa, devido à duração do processamento.
Os desembolsos de caixa geralmente são feitos por meio do sistema de contas a pagar. No entanto, os fundos também podem ser desembolsados por meio do sistema de folha de pagamento e do caixa para pequenas despesas.
O processo de desembolso de caixa pode ser terceirizado com o banco da empresa, para que este emita os pagamentos a partir das datas autorizadas pela empresa pagadora com recursos da conta corrente da entidade.
Caracteristicas
Uma saída representa uma saída de caixa. A atividade de pagamento resulta na redução do saldo de caixa disponível em uma conta corrente.
Uma saída de dinheiro também pode ser feita para devolver o dinheiro a um cliente, o que é registrado como uma redução nas vendas. Outro tipo de desembolso de caixa é o pagamento de dividendos aos acionistas; isso é registrado como uma redução do capital social.
Há um grande número de transações de desembolso possíveis, entre as quais estão as seguintes:
- Salários pagos aos funcionários.
- Comissões de vendas que são pagas aos vendedores.
- Royalties pagos pelo uso de propriedade intelectual.
- O pagamento de faturas de fornecedores.
- Dividendos pagos a acionistas ou investidores.
- Impostos que são pagos ao Estado.
As formas mais comuns que um desembolso pode assumir são dinheiro, cheque, transferência eletrônica de câmara de compensação automática, cartão de débito e transferência eletrônica.
Contas de desembolso
Uma empresa usa contas de gastos para controlar o dinheiro que usa para despesas tão diversas como folha de pagamento, litígios, multas regulatórias, manutenção de equipamentos e suprimentos de escritório.
Qualquer conta da qual a empresa depende para monitorar o que sai dos cofres corporativos é considerada uma conta de desembolso. Dada a importância dessas contas, há muito pensamento estratégico para formular e adotar procedimentos de desembolso.
Esses regulamentos ajudam os funcionários a compreender claramente como desembolsar fundos, quando fazê-lo, de quem obter aprovação e como relatar itens.
Um contador registra as transações e as lança em livros contábeis, como o razão geral e o livro de contas a pagar. Cada registro inclui a data, o nome do beneficiário, o valor carregado ou creditado, a forma de pagamento, a finalidade do pagamento e seu efeito no saldo de caixa geral da empresa.
As contas no razão geral dependem do tipo de negócio. Por exemplo, um varejista tem pagamentos para itens de estoque, contas a pagar e salários. Um fabricante tem transações para matérias-primas e custos de produção.
Para que serve?
Os desembolsos de caixa medem a quantidade de dinheiro que realmente sai de uma empresa. Esse valor pode ser muito diferente do lucro ou prejuízo real da empresa.
Por exemplo, se uma empresa usa o método de contabilidade de competência, as despesas são relatadas quando são incorridas, não quando são pagas. Da mesma forma, a renda é relatada quando é ganha, não quando é realmente cobrada.
Porém, se a receita não for arrecadada com a rapidez desejada, mas as despesas estiverem sendo pagas, você pode estar declarando lucro, mas sem ter caixa para finalizar.
O desembolso de dinheiro faz parte do fluxo de caixa. Se o fluxo de caixa for negativo, o que significa que as despesas são maiores do que a receita, pode ser um aviso prévio de uma possível inadimplência.
Diário de desembolso
O diário de despesas é o registro mantido pelos contadores de todas as despesas financeiras incorridas por uma empresa antes de publicá-las no razão geral.
Os diários de desembolso têm uma série de funções, como meio de registrar o cancelamento de impostos e a categorização de outras despesas. Todas as compras feitas em dinheiro são registradas no diário de despesas.
Este diário é reconciliado mensalmente com as contas do razão geral. Posteriormente, eles são usados para criar as demonstrações financeiras dos períodos contábeis regulares.
Os diários são mantidos no software de contabilidade e conterão as seguintes informações básicas: data de desembolso, número do cheque, tipo de transação, montante, beneficiário e nota.
O gerente do diário deve ser muito meticuloso e estar ciente de todas as transações para manter o diário adequadamente. Também é uma boa prática estabelecer controles internos para que o dinheiro não seja desviado ou mal utilizado.
Esses controles internos podem verificar gastos de grandes montantes ou monitorar esquemas de pagamento específicos para atividades incomuns.
Além de ser usado para lançamentos do razão geral na preparação das demonstrações financeiras de uma empresa, o diário de despesas pode fornecer informações aos proprietários sobre as atividades de manuseio de dinheiro.
Entre as informações de destaque apresentadas pelo referido jornal destacam-se quanto foi destinado ao inventário daquele mês, quanto veio em salários, quanto em aluguéis, quanto em serviços externos, entre outros aspectos. O diário torna-se um bom recurso para orientar futuras decisões de saque.
Exemplo
Um exemplo de despesa é quando o advogado de uma empresa, ao preparar um caso, faz pagamentos a terceiros por honorários legais ou médicos, investigações privadas, envio de documentos ou laudos periciais.
Os desembolsos podem ser onerosos em casos que envolvem evidências especializadas para o estabelecimento de evidências, especialmente em casos de lesões corporais, quando lesões graves têm efeitos de longo prazo e devem ser avaliadas imediatamente.
Esses relatórios permitem uma determinação mais precisa das perdas do cliente e fornecem um melhor entendimento dos danos reclamados. O advogado notifica o cliente e a seguradora antes de incorrer em altos custos de desembolso. O cliente deve reembolsar o advogado.
Referências
- Michael Keenan (2018). O que é um desembolso de caixa na contabilidade? Pequena empresa - Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Steven Bragg (2017). Desembolso de dinheiro. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Diário de desembolso de caixa. Retirado de: investopedia.com.
- Steven Bragg (2017). Desembolso. Ferramentas de contabilidade. Retirado de: accountingtools.com.
- Investopedia (2018). Desembolso. Retirado de: investopedia.com.
- Marquis Codjia (2017). O que é uma conta de desembolso? Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.