- O que são despesas administrativas?
- Classificação
- Incentivo de redução
- Como calculá-los?
- Contabilização de despesas administrativas
- Exemplos de despesas administrativas
- Salários e taxas
- Referências
As despesas administrativas são despesas incorridas por uma organização que não estão relacionadas diretamente a uma função específica, como vendas ou produção. Essas despesas estão vinculadas ao negócio como um todo, e não a um departamento específico. Despesas de serviços gerais, como contabilidade e salários da alta administração são exemplos de despesas administrativas.
Na contabilidade, as despesas administrativas representam as despesas necessárias ao funcionamento dos negócios e à manutenção das operações diárias de uma empresa, embora essas despesas não sejam diretamente atribuíveis à fabricação dos produtos.
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Manter o controle dessas despesas pode ajudá-lo a fazer previsões financeiras, reivindicar deduções fiscais e determinar quando é hora de contratar novos funcionários.
As despesas administrativas geralmente incluem despesas que oferecem um amplo benefício ao negócio. Os benefícios destas despesas transcendem as linhas departamentais, permitindo que as diferentes funções necessárias sejam realizadas com sucesso.
O que são despesas administrativas?
As despesas administrativas são encargos necessários para o funcionamento essencial de uma organização. Essas despesas são críticas para o sucesso de uma empresa, pois são incorridas para aumentar a eficácia da empresa.
Corporações gerenciadas centralmente tendem a ter despesas administrativas mais altas. Descentralizar e delegar certas funções às subsidiárias pode reduzir significativamente as despesas de supervisão administrativa.
As despesas administrativas são geralmente fixas por natureza, afetando a base das operações comerciais. Essas despesas existiriam independentemente do nível de vendas produzidas. Portanto, por serem custos fixos, muitas vezes são difíceis de reduzir.
As taxas de administração não estão incluídas no custo das mercadorias vendidas e não são de estoque. Nem fazem parte da pesquisa e do desenvolvimento.
Classificação
As despesas administrativas são freqüentemente adicionadas às despesas gerais. Essas duas classificações de despesas constituem as despesas não operacionais de uma empresa.
Esse grupo principal de despesas costuma ser comparado às despesas operacionais, que incluem o custo das mercadorias vendidas.
As despesas administrativas estão relacionadas na demonstração do resultado, abaixo do custo das mercadorias vendidas.
Incentivo de redução
Como os custos de administração podem ser eliminados sem sacrificar qualquer quantidade de produto vendido, eles geralmente são as primeiras despesas consideradas para fazer cortes no orçamento.
Há grande motivação por parte da administração para manter baixos os custos administrativos em relação a outras despesas. Isso ocorre porque uma empresa pode usar a alavancagem com mais segurança se tiver menos sobrecarga administrativa.
No entanto, como essas despesas são geralmente fixas, a capacidade de reduzi-las é limitada.
Como calculá-los?
Reúna todos os registros contábeis do razão geral. O razão geral é o livro onde são registradas todas as transações financeiras que ocorrem no negócio. Todas as despesas são listadas e revisadas para confirmar que são precisas.
As despesas são classificadas em três categorias: o custo das mercadorias vendidas, que inclui as despesas relacionadas à produção de bens e serviços; despesas financeiras e comerciais, decorrentes de investimentos; e despesas que compõem as despesas administrativas.
Todas as despesas administrativas são separadas das demais despesas operacionais. Algumas das despesas administrativas podem ser: despesas com folha de pagamento, despesas com aluguel, reparos, despesas com seguros e despesas operacionais de escritório.
Todas as despesas administrativas incorridas no negócio são adicionadas. Certifique-se de somar todas as despesas que se enquadram nesta categoria. Isso dará a quantia total de dinheiro que a empresa gastou em despesas relacionadas à categoria de despesas administrativas.
Contabilização de despesas administrativas
Nas demonstrações financeiras, as empresas normalmente registram as despesas administrativas no período contábil em que a despesa foi incorrida, e não no período durante o qual foi paga.
Como muitas despesas administrativas não são compras, mas pagamentos recorrentes, pode ser necessário guardar extratos bancários ou recibos de pagamento para fins de rastreamento.
Nas declarações de renda, o custo das mercadorias vendidas é calculado próximo ao topo e é subtraído do total de vendas como parte do cálculo do lucro bruto.
As outras despesas listadas abaixo do lucro bruto são despesas com vendas e administrativas, excluindo depreciação.
As despesas de vendas e administrativas podem ser calculadas subtraindo o lucro líquido e a depreciação do negócio do lucro bruto total.
Uma empresa pode usar a métrica de despesas de vendas / administração para medir a parte da receita de vendas que será atribuída para cobrir despesas administrativas.
Exemplos de despesas administrativas
O exemplo mais comum de despesas administrativas são despesas com serviços públicos. As despesas com aquecimento, refrigeração, energia e água são classificadas como despesas administrativas. As despesas com Internet, telefone fixo e celular também estão incluídas nessas despesas.
A despesa de aluguel de espaço para operações comerciais também é um exemplo comum de despesas administrativas. Por exemplo, a despesa de aluguel para um conjunto de escritórios em um edifício ou para uma fábrica.
Em alguns casos, pode-se argumentar com sucesso que as despesas com aluguel da instalação de produção devem ser alocadas aos custos de produção dos bens.
Seguros, assinaturas, despesas de depreciação para equipamentos e espaço usados na administração, serviços públicos e suprimentos de escritório podem ser classificados como despesas administrativas.
Salários e taxas
Os salários dos gerentes gerais e administradores, que estão envolvidos em diversas áreas de operações. A remuneração dos diretores e os salários dos gerentes seniores também podem ser incluídos.
Os benefícios e salários de determinados trabalhadores, como os dos departamentos de recursos humanos, contabilidade e tecnologia da informação, são considerados despesas administrativas.
As empresas também podem estar inclinadas a incluir taxas legais e de consultoria como despesas administrativas.
Por exemplo, uma empresa pública deve contratar regularmente auditores externos para auditar suas demonstrações financeiras. Uma taxa de auditoria geralmente não está associada a um processo de produção. No entanto, essa despesa ainda é incorrida, independentemente de a empresa produzir ou não algo.
Referências
- Investopedia (2018). Despesas administrativas. Retirado de: investopedia.com.
- Andriy Blokhin (2018). O que são despesas gerais e administrativas? Retirado de: investopedia.com.
- Van Thompson (2018). O que são despesas administrativas? Pequena empresa - Chron. Retirado de: smallbusiness.chron.com.
- Ferramenta de Relatório Financeiro Internacional (2018). Despesas administrativas. Retirado de: readyratios.com.
- Paul Merchant (2017). Como calcular as despesas gerais e administrativas. Bizfluent. Retirado de: bizfluent.com.