GESTÃO ADMINISTRATIVA: FUNÇÕES E PROCESSOS - DUDAS - 2025

A gestão administrativa é o conjunto de formas, ações e mecanismos que permitem utilizar os recursos humanos e financeiros de uma empresa para a concretização do objetivo. É baseado em quatro princípios fundamentais; a ordem é a primeira, conforme cada trabalhador deve ocupar a posição para a qual foi treinado.

A falta de ordem leva a um trabalho menos eficiente e ao uso incorreto de recursos. O segundo princípio é disciplina; na gestão administrativa, a disciplina é um aspecto importante, uma vez que as normas e regulamentos devem ser observados e respeitados por todos.

O terceiro princípio é a unidade de comando. O empregado deve saber a quem reporta seu trabalho e de quem receberá pedidos, para evitar mensagens errôneas que prejudiquem a qualidade do trabalho. Por fim, incentivar e valorizar a iniciativa dos funcionários é fundamental para motivar; Isso terá um impacto positivo no ambiente de trabalho e no alcance das metas.

A gestão administrativa é essencial para a organização, uma vez que constitui a base sobre a qual serão realizadas as tarefas do próprio grupo, constituindo também uma rede direccionada para a prossecução dos objectivos empresariais.

Recursos

Desempenho dos processos de gestão

Os processos de gestão devem ser realizados de forma adequada para que seja desempenhado um desempenho eficaz em cada uma das funções administrativas.

Devem incluir planejamento, organização, direção e controle, tudo girando com base no cumprimento dos objetivos.

Recrutamento

Refere-se à seleção, treinamento, colocação e remuneração de pessoal. O alcance dos objetivos da organização depende de poder contar com pessoal adequado, para o qual o interesse deve ser mantido para cobrir as necessidades dos funcionários e, ao mesmo tempo, ser leal à organização.

Salvaguarda de ativos

Os ativos de uma organização devem ser protegidos contra uso indevido, perda ou dano causado por roubo, incêndio ou qualquer outro meio.

Por este motivo, é necessário manter um registo adequado para cada tipo de bem, responsabilizando o pessoal pela sua correta utilização e tutela.

Relações públicas

Uma das funções importantes da gestão administrativa é o estabelecimento e manutenção de diversas linhas de comunicação entre a organização e seus públicos de relacionamento (clientes, acionistas, colaboradores, fornecedores, consumidores).

Estabelecer sequências de trabalho

Para um desempenho estável e ininterrupto do trabalho administrativo, sistemas e procedimentos de rotina definidos devem ser desenvolvidos. Isso é motivado pela natureza da interdependência e inter-relação entre as tarefas específicas de cada departamento.

Compra de ativos fixos

Em cada departamento existe a necessidade de imobilizações adequadas para o desempenho eficiente e económico das obras aí realizadas. Portanto, um procedimento padrão deve ser seguido na seleção e compra de cada tipo de ativo fixo necessário.

Um aspecto importante é realizar a detecção e avaliação da real necessidade do bem, evitando gastos desnecessários que afetam as finanças da empresa.

Projeto e controle de formas

Dado que o trabalho administrativo tem características particulares, os formulários utilizados devem ser concebidos de forma a fornecer as informações necessárias de forma adequada.

É dever da administração elaborar esses formulários e buscar padronizar seu uso, de forma a reduzir custos.

Compra de papelaria e material de escritório

Esses artigos devem contemplar as necessidades dos usuários, pois afetarão a execução sistemática e rápida do trabalho realizado.

Portanto, é importante garantir a padronização, seleção e compra desses insumos, bem como sua distribuição para outros departamentos, quando necessário.

Processos de gestão administrativa

Planejamento

O planejamento é a pedra angular deste processo, uma vez que as ações subsequentes a seguir serão derivadas dele. Para realizar um processo eficiente é necessário considerar o seguinte:

- Tenha objetivos claros.

- Estude o ambiente em que o trabalho será executado.

- Identificar e atribuir as tarefas que ajudarão a atingir os objetivos.

- Realizar um plano abrangente de realizações, onde sejam destacados os elementos criativos que ajudam a realizar o trabalho com eficácia.

- Determinar as políticas, métodos e procedimentos necessários para a execução do trabalho.

- Criar sistemas de alerta que permitam antecipar ações contra problemas futuros.

- Atualizar constantemente os planos, considerando os resultados dos controles exercidos sobre eles.

Organização

Para ter sucesso, todos os recursos humanos, financeiros e materiais relacionados ao trabalho a ser realizado devem ser coordenados.

Isso envolve o estabelecimento de um conjunto de regras e atribuições de tarefas que devem ser estritamente seguidas pelas pessoas envolvidas. Algumas dessas atividades são:

- Divida o trabalho considerando as unidades operacionais.

- Agrupe tarefas por empregos.

- Estruturar as unidades operacionais com critérios de gerenciabilidade e afinidade da obra.

- Selecione o pessoal que possui as habilidades necessárias para um determinado trabalho.

- Estabelecer ajustes nas atividades realizadas, com base no que mostram os resultados de seus controles.

Direção ou execução

Para cumprir as estratégias planejadas e organizadas, é necessário realizar as ações que as iniciam e lhes dão continuidade.

Entre estas medidas encontram-se as de direcionar a atividade e promover o desenvolvimento do colaborador no trabalho e nas questões pessoais, para que esta motivação se traduza na concretização eficaz do objetivo. Essas estratégias podem ser:

- Orientar e estimular o grupo a atingir o objetivo.

- Estabelecer uma comunicação direta, aberta e transparente com cada um dos envolvidos, direta ou indiretamente, no trabalho.

- Desenvolver o potencial de cada membro.

- Criar incentivos para colaboradores que se destaquem em determinados critérios pré-estabelecidos, como criatividade, rapidez de conclusão, entre outros.

- Estabelecer mecanismos de avaliação constante do processo de execução, de forma a retificar ações se necessário.

Ao controle

É importante implementar estratégias para verificar se o que é planejado, organizado e executado está progredindo de forma satisfatória e eficaz para o alcance do objetivo.

Isso permitirá tomar decisões para substituir atividades ou reorientar o processo, permitindo que seja otimizado. Estas podem ser algumas das ações a seguir:

- Estabelecer comparações dos resultados com os planos gerais da empresa.

- Avaliar o produto da obra, com base em seus padrões de desempenho.

- Divulgar os meios a serem utilizados nas medições.

- Comunicar as sugestões ao pessoal responsável, a fim de corrigir as ações que forem necessárias.

Referências

1. Questões financeiras (2018). Funções de gestão administrativa do escritório moderno. Aprendizagem de contas. Retirado de: accountlearning.com.
2. Meu guia de MBA (2018). Funções administrativas ou de gestão de um escritório. Retirado de: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Gerenciamento administrativo. Retirado de: managers-net.com.
4. ABCM (2018). Aprenda a importância da gestão administrativa para os negócios. Retirado de: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Cinco funções de gerenciamento (Fayol). Toolshero. Retirado de: toolshero.com.