AS 15 FUNÇÕES DE ESCRITÓRIO MAIS IMPORTANTES QUE VOCÊ DOMINA - TRABALHO - 2025

As funções de escritório que domina são as atividades administrativas exercidas pelo pessoal de uma empresa, organização ou instituição e que são necessárias ao seu funcionamento. Se feito de forma eficiente, os resultados geralmente serão muito melhores do que se feito de maneira inadequada.

O trabalho de escritório normalmente tem um horário regular de segunda a sexta-feira, que começa às 8h ou 9h e vai até as 16h ou 17h, embora isso varie por país ou região.

A maioria dos trabalhos de escritório exige habilidades básicas, como: comunicação oral fluente, capacidade de escrever, arquivar e alguma experiência com equipamentos de escritório, como computadores, fotocopiadoras, etc.

Dependendo do nível do cargo ou responsabilidade assumida, exige que a pessoa possua formação técnica, universitária ou de quarto grau.

As funções do escritório principal que você domina

1- Planejamento

Esta é a primeira e mais importante das tarefas, pois consiste em definir como os métodos e estruturas organizacionais podem contribuir para o plano de negócios.

Existem ferramentas tecnológicas que ajudam esses métodos a serem posteriormente especificados em tarefas distribuídas entre os membros da equipe, mas somente um bom planejamento pode garantir que tudo acabe somando ao objetivo do negócio.

O planejamento geral requer uma visão clara do negócio e um certo nível hierárquico dentro da empresa, mas cada membro da equipe deve planejar seu trabalho para que possa cumprir as metas e prazos estabelecidos.

2- Transcrição e / ou redação de relatório

Uma tarefa que diariamente ocupa o tempo de quem trabalha em um escritório é a redação, em qualquer meio, de relatórios que apóiem ​​ou detalhem suas funções ou que sirvam para explicar aos demais colegas os detalhes (antecedentes, avanços, resultados, prós e contras. contras, etc), de um determinado projeto.

Esses documentos servem também como registro da atividade da organização a que pertence aquele escritório, para futuras auditorias ou revisões.

3- Participar de reuniões

São encontros entre os membros de uma equipa de trabalho em que se trocam ideias sobre os projectos em curso, se apresentam novas propostas, se partilham apresentações, relatórios ou relatórios.

Normalmente têm o objetivo de alinhar todos os presentes para o cumprimento de um objetivo comum, atribuindo papéis, tarefas e prazos a cada um. Eles também servem para resolver problemas que possam ter surgido no desempenho de tarefas.

Geralmente têm frequência, duração e dinâmica bem definidas. Da mesma forma, o que é discutido neles geralmente é registrado em minutos ou minutos para arquivamento.

Algumas organizações realizam reuniões diariamente, outras vários dias por semana, outras a cada duas semanas e ainda outras mensalmente. A frequência das reuniões depende de cada empresa e de suas necessidades.

4- Agendar reuniões

Trata-se de coordenar a agenda de todas as pessoas que devem estar em uma reunião de forma que consigam coincidir em um determinado local e horário.

Pode ser uma tarefa assustadora, portanto, confiar na tecnologia pode ser uma boa ideia. Existem aplicativos, como o ScheduleOnce, que permitem agendar reuniões automaticamente, permitindo que os convidados vejam as datas disponíveis e escolham um horário que seja conveniente para eles.

5- Verifique o e-mail corporativo

É uma tarefa que pode demorar muito. Um relatório da Adobe publicado em 2016, resultante de uma pesquisa autoaplicável com mais de 1.000 trabalhadores, revela que gastamos em média 20,5 horas por semana verificando nosso e-mail de trabalho.

Classificar, ler e responder e-mails é uma forma de comunicação muito comum e permite a troca de arquivos e impressões relacionadas a um projeto ou processo organizacional.

Embora as empresas estejam constantemente procurando maneiras mais eficientes de gerenciar e-mails, também existem aplicativos como o Smart Labels do Gmail para isso.

Outra maneira de agilizar essa tarefa é incorporar modelos de e-mail padrão ou textos que podem ser enviados com modificações mínimas para destinatários diferentes e em momentos diferentes.

6- Gestão financeira

Nesta tarefa, deve-se garantir que o dinheiro cumpre seu ciclo de vida na compra e venda de produtos e serviços; ter todas as faturas enviadas, postadas, pagas e despachadas. Claro que existem escritórios que só fazem isso.

Esta atividade também inclui a manutenção de contas financeiras e documentos jurídicos atualizados para que não haja problemas com o quadro legal que concerne à organização em questão.

7- Logística

Esta função garante que todas as mercadorias relacionadas com o trabalho da empresa sejam transportadas de e para os armazéns e clientes. Também inclui a ligação com fornecedores para obtenção de matéria-prima para a fabricação de novos produtos.

O objetivo dessa função é garantir que a empresa tenha em seu poder tudo o que é necessário para manter a produção do bem ou serviço que comercializa.

8- Chame a atenção

No escritório também é obrigatório atender o telefone, por se tratar de um meio de comunicação com clientes, fornecedores e entre os próprios colegas de trabalho.

Embora pareça uma tarefa simples, requer um determinado protocolo, pois pode ser a voz que alguém de fora da empresa associa à sua imagem. Portanto, é importante que as regras de cortesia sejam respeitadas, o tom institucional seja mantido, o volume de voz e o vocabulário utilizado sejam moderados.

Outra informação importante, que às vezes é esquecida ao executar essa função, é anotar o máximo possível de dados sobre a pessoa do outro lado do telefone; Isso alimentará o banco de dados de contatos da empresa e permitirá o acompanhamento correto do assunto discutido na conversa telefônica.

9- Organização de arquivos

A maioria das tarefas que são executadas em um escritório, geram algum documento: faturas, notas, atas, minutos, relatórios de vendas, etc.

Em formato digital ou em papel, é uma quantidade de informação que exige que alguém se encarregue de catalogá-la, arquivá-la e salvaguardá-la de acordo com o seu nível de importância para o negócio.

Precisamente este último ponto, o da proteção da informação, é uma questão que se tornou uma dor de cabeça para muitas organizações, por isso cada vez mais ferramentas, protocolos e procedimentos estão surgindo que proporcionam segurança no arquivo e transmissão de dados. dados confidenciais em uma organização.

Em alguns casos, são usados ​​discos rígidos externos, enquanto em outros existem servidores especiais para esses casos ou plataformas de armazenamento na "nuvem", como Microsoft OneDrive, Google Drive ou Apple iCloud.

10- Distribuição do correio da empresa

Uma tarefa que, apesar de não exigir uma formação acadêmica muito elevada, exige boa organização, responsabilidade e senso de urgência, é a distribuição de correspondência dentro do escritório.

O esboço de um desenho, o cartão de crédito enviado pelo banco, as faturas de um fornecedor ou a carta de resposta de uma entidade governamental, são alguns dos documentos que qualquer funcionário pode estar esperando e nos quais muitos outros processos dentro da empresa.

11- Atendimento ao cliente

Esta função consiste em atender fisicamente os clientes com dúvidas ou reclamações sobre os produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

12- Impressão e cópia de documentos

Consiste na impressão dos documentos que devem ser guardados fisicamente ou na realização de cópias daqueles que devem ser mantidos em duplicado ou entregues aos trabalhadores da empresa.

13- Entrevistas com candidatos

Esta é uma das tarefas do processo de seleção de pessoal. Podem ser realizadas individualmente ou em grupo, ou seja, com foco em um único candidato ou em vários.

14- Compra de suprimentos e material de escritório

Os materiais de escritório são essenciais para a sua eficiência. Suprimentos de papelaria, tinta de impressora, embalagem ou papel devem estar sempre disponíveis, portanto, deve haver alguém responsável por seu gerenciamento.

15- Funções administrativas

Os procedimentos administrativos são essenciais para uma empresa manter a estabilidade e alcançar o sucesso nos negócios. Estar ciente de questões legais, papelada e outros esquemas burocráticos são algumas dessas funções.

Referências

1. Audra Bianca (s / f). Organização do escritório e dicas de planejamento. Recuperado de: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 tarefas de escritório que você pode e deve automatizar. Recuperado de: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Quantas horas da sua vida você desperdiçou com e-mail profissional? Experimente nossa calculadora deprimente. Recuperado de: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Lista de empregos que trabalham em um escritório. Recuperado de: work.chron.com.
5. O que faz um assistente de escritório. Recuperado de learn.org.
6. O que exatamente as pessoas fazem em trabalhos de escritório. Recuperado de: reddit.com.