AS 7 FUNÇÕES PRINCIPAIS DE UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO - TRABALHO - 2025

As funções de auxiliar administrativo são tarefas de assistência e acompanhamento às atividades normais que uma empresa desenvolve. Portanto, eles são essenciais para um funcionamento eficiente dos mesmos.

Essas atividades costumam ser variáveis ​​de acordo com a área de negócios da empresa em que atuam. Por exemplo, em escritórios especializados como escritórios de advocacia, os assistentes costumam receber treinamento específico para o desempenho de determinadas atividades.

No entanto, existem funções comuns a todas as áreas que geralmente giram em torno da distribuição e gerenciamento de informações dentro do escritório. Isso inclui o gerenciamento de documentos, arquivos e organização de eventos.

Mas essas atividades podem se tornar muito mais extensas. Em algumas ocasiões, os assistentes administrativos também devem cuidar do processamento das informações contábeis e até mesmo garantir o funcionamento dos recursos tecnológicos da empresa.

As 7 funções principais de um assistente administrativo

1- Gestão de documentos

Uma das principais funções de um assistente administrativo é ajudar os membros do escritório no gerenciamento de documentos e arquivos.

Normalmente, esta tarefa está relacionada ao armazenamento, organização e gerenciamento de arquivos.

No entanto, em certas ocasiões, também pode ser necessário que eles redijam, editem e revisem documentos.

Em algumas empresas, eles são até mesmo solicitados a ditar cartas ou notas e registrar as atas das reuniões realizadas.

Em alguns casos, por exemplo, quando se trata de um escritório de advocacia, é necessária uma formação especializada para poder cumprir estas funções: o assistente administrativo terá de compreender a terminologia e os procedimentos legais.

Por outro lado, os assistentes administrativos que trabalham na área médica precisam de habilidades diferentes. Eles devem ter o treinamento necessário para lidar com pacientes e ler relatórios médicos.

2- Planejamento de eventos

O planejamento de eventos de escritório também é freqüentemente responsabilidade dos assistentes administrativos. O tamanho dessa responsabilidade pode ser variável de acordo com o porte da empresa.

Um evento pode ser simplesmente uma reunião ou almoço de negócios, mas também pode ser uma conferência maior ou uma festa corporativa.

Em qualquer dos casos, o participante deve gerenciar todos os critérios relacionados ao evento.

Isso inclui entrar em contato com fornecedores, fazer reservas, escolher menus e decoração. Mas também inclui contatar, convidar e confirmar participantes, palestrantes e palestrantes, se necessário.

3- Atenção pessoal aos usuários e visitantes

O atendimento ao cliente é geralmente uma das tarefas mais comuns para assistentes administrativos. O público para o qual a atenção é direcionada depende sempre do porte da empresa e da orientação para o negócio.

Para pequenas empresas que atendem o público diretamente, o assistente administrativo pode ser solicitado a atender os clientes.

Quando isso acontece, seu trabalho tem como objetivo orientá-los e atendê-los durante a passagem pelas instalações da empresa.

Em empresas maiores, o auxiliar administrativo deve atender visitantes de outra natureza, como sócios ou grandes fornecedores.

Nesse caso, sua missão será orientá-los no cumprimento de suas agendas e reuniões com a administração ou outras áreas da empresa.

4- Telefone e atendimento virtual

A categoria de atendimento inclui atendimento telefônico e virtual. No caso do atendimento telefônico, está incluída a orientação de clientes e parceiros, bem como a organização e administração de agendas.

Quando se trata de atendimento virtual, as tarefas dependerão dos canais disponibilizados pela empresa para atendimento ou gerenciamento de informações.

Em alguns casos, envolve o tratamento de e-mail, resposta, encaminhamento ou arquivamento de mensagens conforme necessário.

Em outros casos, quando os canais de comunicação virtual são mais diversos, outras tarefas podem ser incluídas, como atender o público por meio de sistemas de chat ou até mesmo esclarecer dúvidas nas redes sociais da empresa.

Nas grandes empresas é comum haver pessoal voltado especificamente para o atendimento a esses canais de comunicação. Quando as empresas são pequenas, essa tarefa geralmente é deixada para assistentes administrativos.

5- Administração de agendas

Gerenciar agendas é freqüentemente uma das tarefas mais importantes para assistentes administrativos.

Essa responsabilidade inclui o recebimento de solicitações de agendamentos e reuniões por telefone, presencial ou online, e sua organização em agenda de acordo com critérios definidos.

Inclui também o agendamento de reuniões dentro e fora da empresa, almoços de trabalho e viagens de negócios.

Nestes últimos casos, também é responsabilidade do assistente reservar voos, hotéis, restaurantes ou salas de reunião, conforme necessário.

6- Contabilidade

Assistentes administrativos às vezes são responsáveis ​​por monitorar e registrar as despesas que ocorrem dentro da empresa. Essas tarefas podem ser simples, como registrar certas despesas em uma planilha.

Em alguns casos, o assistente deve ter treinamento para o desenvolvimento de tarefas mais complexas. Por exemplo, suas responsabilidades podem incluir relatar a contabilidade à administração.

Normalmente, isso depende do tamanho da empresa. Uma grande empresa geralmente tem funções mais especializadas; nestes, a informação contábil é administrada por pessoa contratada para esse fim.

No entanto, uma das habilidades fundamentais para qualquer assistente administrativo é dominar um software de contabilidade de escritório, como o Microsoft Excel.

7- Gestão tecnológica

A gestão de recursos tecnológicos também faz parte das funções dos assistentes administrativos. Nesse sentido, sua responsabilidade é garantir que todas as ferramentas necessárias ao funcionamento da empresa funcionem bem.

Isso inclui fazer cópias de backup das informações contidas nos equipamentos de informática e atualizar antivírus, entre outras tarefas.

Por outro lado, inclui a gestão de equipamentos como projetores e laptops.

Implica também na revisão e manutenção dos equipamentos necessários ao normal desenvolvimento das atividades que estão sob sua responsabilidade.

Isso não quer dizer que o assistente administrativo deva ter conhecimento técnico. Seu trabalho consiste especificamente na contratação de pessoal técnico para fazer a manutenção dos equipamentos periodicamente, a fim de evitar contratempos.

Referências

1. Bucky, J. (2017). As funções de secretários executivos e assistentes administrativos. Recuperado de: thebalance.com
2. Construtor de carreiras. (2016). Trabalhar como assistente administrativo - Uma excelente escolha para generalistas. Recuperado de: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). O que faz um assistente administrativo médico? Recuperado de: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Funções de um assistente administrativo. Recuperado de: study.com