PROCESSO ADMINISTRATIVO: CONCEITO, IMPORTÂNCIA, ETAPAS, EXEMPLOS - DUDAS - 2025

O processo administrativo é o procedimento de gestão, planeamento e análise efectuado para atingir todos os objectivos de uma organização. É uma forma de ver e controlar os processos que estão presentes em uma empresa, buscando formalizar e estabelecer melhores formas de fazer o trabalho.

Ou seja, refere-se ao alinhamento dos diferentes processos com os objetivos estratégicos de um negócio, ao estabelecimento de sistemas de medição para esses processos e à formação e organização dos gestores para uma gestão eficaz dos processos.

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Portanto, o processo administrativo envolve como os processos de um negócio são estudados, identificados, alterados e monitorados para garantir que eles funcionem sem problemas e possam ser melhorados ao longo do tempo.

É uma metodologia eficaz para garantir que os processos sejam eficientes e eficazes, pois resultará numa organização melhor e mais rentável. Na verdade, significa uma série de atividades ou operações realizadas para atingir um objetivo específico. É uma forma sistemática de fazer as coisas.

Por exemplo, em uma fábrica existe um processo de produção. Da mesma forma, no processo administrativo, recursos e esforços humanos são usados ​​de forma ordenada para atingir objetivos específicos. Esse processo sugere as funções que os gerentes devem desempenhar.

Conceito de processo administrativo

O processo administrativo pode ser definido como a organização e coordenação das atividades de uma empresa para atingir os objetivos estabelecidos. É incorporado como fator de produção, junto com materiais, máquinas e dinheiro.

Implica a participação e conexão das funções de geração de políticas, planejamento, organização, direção e controle de recursos para atingir os objetivos dessas políticas.

No competitivo e complexo mundo empresarial de hoje, este conceito ganhou especial importância. Assim, a gestão eficiente desse processo é absolutamente essencial para a sobrevivência de uma unidade de negócios.

Gestão geral de negócios

O processo administrativo é amplamente utilizado em qualquer empresa ou entidade. É o elemento que dá vida aos negócios. Espera-se que uma unidade de negócios seja administrada de forma eficiente. É exatamente isso que se faz na gestão.

É essencial para conduzir os negócios de maneira ordeira. É uma função vital relacionada a todos os aspectos do trabalho de uma empresa.

O conceito de processo administrativo é geral, cobrindo todos os aspectos do negócio. Ou seja, é um processo dinâmico que busca aproveitar da melhor forma os diversos recursos disponíveis para atingir objetivos bem definidos.

Recursos são pessoas, materiais, dinheiro, máquinas, métodos e mercados. O resultado aparece na forma de cumprimento de metas. É o efeito final da gestão dos insumos, disponibilizados por meio de um processo administrativo eficiente.

Caracteristicas

Melhoria

O processo administrativo não deve ser um exercício único. Deve envolver uma avaliação contínua dos processos e incluir ações para melhorar seu fluxo total. Tudo isso implica um ciclo contínuo de avaliação e melhoria da organização.

Os processos existentes são alterados

Em vez de erigir processos absolutamente novos ou "perfeitos", os processos existentes devem ser melhorados para evitar prejudicar quaisquer ganhos obtidos.

Processo contínuo

É um processo contínuo executado por diferentes gerentes que atuam em diferentes níveis. É um processo diferente, onde os gestores planejam, organizam, dirigem, coordenam e controlam os esforços humanos para atingir objetivos bem definidos.

Importância do processo administrativo Para que serve?

Direção, coordenação e controle

Muitas pessoas trabalham juntas nos negócios e precisam de orientação adequada para aumentar sua eficiência. Se não forem orientados, as pessoas trabalharão de acordo com seus desejos e um trabalho ordenado da empresa não será possível.

Portanto, o processo administrativo é necessário para planejar as atividades empresariais, orientar os funcionários na direção certa e, finalmente, coordenar seus esforços para alcançar os resultados mais favoráveis.

Alcance ordenado dos objetivos de negócios

É necessário um processo administrativo eficiente para atingir os objetivos de negócios de maneira ordenada e rápida.

Uso ideal de recursos

Facilita a utilização ótima dos recursos humanos e físicos disponíveis, o que leva ao progresso e à prosperidade de uma empresa. Mesmo os resíduos de todos os tipos são eliminados ou minimizados.

Força competitiva

A força competitiva se desenvolve. Isso permite que a empresa desenvolva e expanda seus ativos e lucros.

Motivação do funcionário

Para que tenham mais interesse e iniciativa no trabalho atribuído e ajudem a aumentar a produtividade e rentabilidade da empresa.

Também coordenar seus esforços de forma a atingir rapidamente os objetivos de negócio, desenvolvendo o espírito de trabalho em equipe.

Gerenciamento efetivo

A sociedade obtém os benefícios em termos de desenvolvimento industrial, justiça para diferentes grupos sociais, satisfação do consumidor e bem-estar.

Garante o uso eficaz dos gerentes

O uso efetivo dos gestores garante que os benefícios de sua experiência, habilidades e maturidade estejam disponíveis para a empresa.

Garante uma operação sem problemas

Garante o funcionamento ordenado e contínuo de uma empresa por um longo período. Também aumenta a eficiência, produtividade e lucratividade de uma empresa.

Construa uma organização forte

Garante o desenvolvimento de uma organização sólida, que pode enfrentar qualquer situação, favorável ou desfavorável, com facilidade e confiança.

Etapas do processo administrativo

Planejamento

Envolve determinar um curso de ação para atingir os resultados ou objetivos desejados. Todas as outras funções de gerenciamento estão relacionadas e dependem desse estágio.

Ele atua como uma ferramenta para resolver problemas. Ajuda a visualizar problemas futuros e mantém a gestão focada nas soluções possíveis.

Organização

Significa reunir recursos e usá-los de forma adequada para atingir os objetivos. É um processo e uma estrutura.

Representa o estabelecimento de formas e meios de executar um plano de negócios. Além disso, oferece estrutura administrativa adequada, facilitando a execução do plano.

Envolve diversos aspectos, como a departamentalização, o âmbito do controle, a delegação de autoridade, o estabelecimento da relação chefe-subordinado e a disponibilização de mecanismos de coordenação das diversas atividades da empresa.

Endereço

Este estágio é bastante completo, pois envolve dirigir e elevar o moral dos subordinados. Também envolve comunicação, liderança e motivação.

Busca orientar e instruir as pessoas a fazerem o trabalho da maneira certa. Liderar é responsabilidade dos gerentes em todos os níveis.

Um plano claro e uma organização forte definem o cenário, mas um gerente deve liderar sua equipe para atingir as metas.

Coordenação

Integrar as atividades de diferentes departamentos é essencial para o funcionamento ordenado de uma organização.

O gerente deve coordenar o trabalho pelo qual é responsável. É a essência da gestão e fornece uma direção clara para as atividades dos indivíduos.

Também evita desperdícios e deriva, proporcionando unidade de ação na organização.

Ao controle

É necessário evitar ações erradas dos indivíduos. O controle envolve três aspectos gerais:

- Estabelecer padrões de desempenho.

- Medir o trabalho em andamento e interpretar os resultados alcançados.

- Tome medidas corretivas, se necessário.

Os planos de negócios não fornecem resultados positivos automaticamente. Os gerentes devem exercer controle efetivo para alcançar o sucesso do plano de negócios. O controle é uma atividade contínua de natureza supervisória.

Exemplos de etapas

- Em uma empresa

As empresas têm objetivos a cumprir e metas a atingir. Pode ser a entrega de produtos aos usuários finais ou a prestação de serviços para garantir a satisfação do cliente.

Pode ser a transformação de matérias-primas em peças, que depois são montadas para criar um produto final. Também pode ser o registro adequado de todas as transações financeiras da empresa.

Alcançar esses objetivos requer a execução de uma série de tarefas e atividades. Este conjunto de atividades ou tarefas, logicamente relacionadas e seguindo um fluxo lógico, são chamados de processos administrativos.

O dia a dia das empresas, independentemente da sua natureza, estrutura e mesmo do setor a que pertencem, é basicamente constituído por processos administrativos.

A fabricação como tal é considerada um processo administrativo, mas é muito amplo quando você também considera como inclui outros processos administrativos, como montagem de produtos e garantia de qualidade.

As finanças são igualmente amplas e envolvem processos menores, mas vitais, como faturamento e orçamento.

- Na enfermagem

O processo administrativo é muito agitado, envolvendo múltiplas funções de trabalho e a colaboração de várias equipes de trabalho.

Planejamento

Devem ser realizadas reuniões com médicos para ajudar a estabelecer políticas de enfermagem, criar medidas de segurança e realizar programas de treinamento para a equipe.

Organização

Ter equipes diversificadas facilita o trabalho e também economiza muito tempo. As equipes podem ser equipes de apoio, enfermeiras, médicos, pronto-socorro, etc.

Os esforços colaborativos dessas equipes afetam o bom funcionamento de toda a enfermaria.

Endereço

Os membros da equipe precisam ser encorajados a fazer mudanças positivas na enfermagem. O incentivo pode ser dado na forma de recompensas, incentivos ou mesmo uma avaliação verbal.

Coordenação

Você deve cuidar do bom funcionamento do hospital e também garantir que todas as dúvidas sejam respondidas.

É um trabalho em que a multitarefa é um requisito. É importante que haja um comprometimento do funcionário.

Ao controle

O processo administrativo garante que os chefes de cada departamento apresentem seus relatórios periodicamente.

Isso ajuda a manter os orçamentos, discutir os erros cometidos aos pacientes e agir contra esses erros.

- À direita

Os escritórios de advocacia têm procedimentos muito claros. Esses procedimentos incluem os fluxos de trabalho dos serviços oferecidos, bem como uma metodologia para revisá-los periodicamente, a fim de encontrar oportunidades de melhoria.

Com processos administrativos estabelecidos, gestão adequada e uma mente aberta para a automação, a prática da lei pode ser executada com eficiência.

De documentos de clientes a processos internos e contábeis, é vital ter algum tipo de sistema para gerenciar a documentação.

Um bom sistema será seguro, atualizado, fácil de navegar e altamente acessível. Os funcionários devem ser capazes de acessar tudo relacionado ao seu trabalho, não importa onde ou quando precisarem.

É melhor criar um processo que verifique a exatidão dos documentos preenchidos ou garanta que os funcionários tenham toda a documentação necessária antes de comparecer ao tribunal.

Aplicar políticas

É importante garantir que os funcionários cumpram as políticas estabelecidas. Ter uma abordagem consistente para tudo é vital para apresentar uma frente unida tanto interna quanto externamente.

- Na educação

Refere-se à determinação dos objetivos acadêmicos, à organização do esforço, das políticas internas e externas, bem como à criação e aplicação de normas adequadas aos alunos e ao corpo docente, técnico e administrativo.

Isso com o objetivo de estabelecer as condições educacionais para desenvolver uma gestão eficiente, bem como um processo de ensino-aprendizagem adequado. Para isso, são necessárias as seguintes atividades:

- Verificar se o processo ensino-aprendizagem se desenvolve aliando a prática à teoria, considerando também o ambiente onde a escola está inserida e o aluno reside.

- Avaliar a implementação de procedimentos e métodos que possibilitem o alcance dos objetivos.

- Adote as estratégias mais convenientes para otimizar o uso dos programas de estudo para cada série.

- Estabelecer procedimentos para avaliar o trabalho de professores e alunos.

Organização

Quem faz parte da comunidade educacional deve conhecer suas atribuições e funções, além de agir de acordo com elas.

Os horários de trabalho e as comissões devem ser atribuídos de forma a que cada um dos funcionários da unidade administrativa desempenhe as funções estipuladas.

- Em marketing / marketing

Realizar pesquisas de mercado

Se um produto é novo, a empresa provavelmente não está ciente das perspectivas futuras do produto.

Nem saberá de que produto o mercado precisa, qual será o aumento esperado no faturamento do novo produto, etc. Essas perguntas são respondidas por pesquisas de mercado.

Desenvolver estratégia

Segmentação, direcionamento e posicionamento fazem parte da estratégia de marketing. No entanto, eles também estão envolvidos na decisão da estrutura de marketing e no acerto da estratégia de posicionamento.

Faça um plano de marketing

Elabora-se um plano para analisar onde a empresa está e também para onde pretende chegar num determinado período de tempo.

O vendedor deve poder consultar o plano a qualquer momento para analisar se está no caminho certo ou não.

Ao controle

Quando um produto está no mercado, os clientes podem dar mais ideias para melhorá-lo.

Essas ideias são consideradas pelo departamento de marketing, conduzindo pesquisas de mercado para determinar a validade das ideias.

Referências

1. Gaurav Akrani (2010). Funções e processos de gestão, pensamento de gestão. Kalyan City. Retirado de: kalyan-city.blogspot.com.
2. Iedunote (2019). 4 Funções do Processo de Gestão: Planejamento, Organização, Liderança, Controle. Retirado de: iedunote.com.
3. Studious Guy (2019). Gestão e Processo de Gestão. Retirado de: studiousguy.com.
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