QUAL É O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS? - VOCABULÁRIO DE CULTURA - 2025

O ciclo de vida dos documentos consiste em uma sucessão de etapas pelas quais um arquivo passa ao longo de sua vida útil. Essas fases vão desde a criação de um documento, passando por todos os seus usos e modificações, até o momento de sua destruição ou arquivamento permanente.

O conceito de ciclo de vida de documentos foi criado nos Estados Unidos após a Segunda Guerra Mundial. Isso ocorreu devido à necessidade de encontrar uma forma adequada de lidar com um grande número de arquivos que haviam se acumulado.

Fonte da imagem: Wikimedia.org.

Cada disciplina aborda o ciclo de vida dos documentos de forma diferente, levando em consideração seu foco e a natureza do arquivo. Por exemplo, o ciclo de vida de um documento legal pode ter fases diferentes das de um documento acadêmico.

Em cada caso, as considerações sobre por quanto tempo um documento deve ser mantido, como deve ser armazenado ou qual deve ser seu uso correto variam. Da mesma forma, também existem diferentes abordagens para os estágios de seu ciclo de vida.

Por exemplo, pode haver documentos sem valor para uma empresa ou entidade governamental devido à sua idade. No entanto, esses mesmos arquivos podem ter um alto valor histórico para um museu.

Outra diferença fundamental é a que existe entre documentos analógicos e digitais. Embora a importância esteja no conteúdo dos documentos, a existência de arquivos digitais implica em particularidades no seu manuseio e nas etapas do seu ciclo de vida.

As três idades dos documentos

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Em 1972, o historiador Carlos Wyffels propôs a teoria das Três Idades. De acordo com isso, documentos são objetos que passam por um processo vital durante o qual seus usos são transformados.

Em geral, os documentos estão sob uso intensivo imediatamente após a criação e por um tempo especificado. Porém, com o passar do tempo esse uso é reduzido até o momento em que pára completamente, seja porque são arquivados ou destruídos.

Segundo Wyffels, esse ciclo pelo qual passam todos os documentos é dividido em três idades: a idade administrativa ou ativa, a idade intermediária ou semiativa e a idade inativa ou histórica.

Idade administrativa ou ativa (arquivo de gestão)

Refere-se ao período ativo de um documento. Começa no momento da sua criação e passa por várias etapas nas quais é frequentemente consultado, transferido e partilhado.

Por exemplo, a idade administrativa de uma conta de serviço público começa quando ela é gerada. Em seguida, continue em movimento por um tempo limitado - durante a entrega ou e-mail de um carteiro, ao verificar e ao pagar.

A idade intermediária ou semi-ativa (arquivo central)

É aquele período em que o documento perde a utilidade para o qual foi criado. Portanto, não é tão ativo em uso como na idade administrativa. No entanto, é preservado e pode ser consultado com pouca frequência.

Por exemplo, a idade intermediária de uma conta de luz começa quando, após o pagamento, ela é arquivada em uma pasta. É muito provável que nunca seja consultado novamente, no entanto, é mantido em arquivo para o caso de surgir uma preocupação.

A vida semi-ativa dos documentos pode ser variável dependendo do tipo de documento e do contexto. Um documento legal, por exemplo, pode ter uma vida útil mais longa do que uma conta de luz.

A idade inativa ou idade histórica (arquivo histórico)

Refere-se ao período final dos arquivos. No entanto, nem todos os arquivos têm o mesmo destino. Dependendo de sua natureza, eles podem ser históricos ou destruídos.

Arquivos históricos são aqueles que possuem valor cultural ou de pesquisa. Portanto, nesta fase, buscam-se métodos de preservação para preservá-los da forma mais completa possível.

Fases do ciclo de vida dos documentos

A teoria das três idades estabelece de maneira geral as fases fundamentais pelas quais passam todos os documentos. No entanto, também existem outras etapas mais específicas que definem a utilidade e o manuseio dos documentos.

Os estágios pelos quais um documento passa dependem de seu valor, uso e contexto. De acordo com essas características, é determinado por quais fases ela deve passar e quais são as disposições técnicas e administrativas para cada uma delas.

Estas são algumas das principais etapas pelas quais passa um documento ao longo de sua vida útil:

1-Criação: consiste na criação do documento, seja em formato impresso ou digital.

2-Armazenamento: de acordo com o formato em que o documento foi criado, ele é armazenado física ou digitalmente. Em alguns casos, a etapa de digitalização também é considerada, quando faz parte do processo.

3-Categorização: refere-se à organização, classificação ou indexação dos documentos de acordo com os parâmetros estabelecidos em cada contexto.

4-Transferência: refere-se ao envio e / ou entrega de um documento de acordo com suas características. Atualmente, isso pode se referir a uma entrega por correio físico ou uma entrega por e-mail, conforme o caso.

5-Distribuição: esta etapa refere-se a documentos que são de uso público ou de necessidade, portanto, depois de criados, precisam ser divulgados para um determinado grupo de pessoas.

6-Uso colaborativo: atualmente, os arquivos podem ser organizados para uso compartilhado e edição. Esta etapa é recente e é considerada exclusivamente para documentos digitais.

7-Consulta: refere-se à fase em que os documentos são elaborados com o intuito de serem consultados. Durante esse processo, as disposições de segurança e / ou acessibilidade são muito importantes, dependendo do público que deverá acessar as informações.

8-Arquivamento ou destruição: esta é a etapa final do ciclo de vida de todos os documentos. Corresponde ao momento em que se decide se tem valor histórico suficiente para ser conservado ou, pelo contrário, se destrói.

Significa

1. Darmouth College. (SF). O ciclo de vida do documento: definições, tecnologias de suporte e aplicativos. Recuperado de: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Ciclo de vida dos documentos: Teoria das 3 idades. Recuperado de: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). O que é um ciclo de vida do gerenciamento eletrônico de documentos? Recuperado de: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Ciclo de vida do documento. Recuperado de: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Ciclo de vida dos documentos - O sistema arquivístico espanhol. Recuperado de: normadat.es.